Penetapan biaya berdasarkan aktivitas
Activity-based costing (ABC) adalah metodologi untuk mengalokasikan biaya overhead dengan lebih tepat dengan menugaskannya ke aktivitas. Setelah biaya ditetapkan ke aktivitas, biaya dapat ditetapkan ke objek biaya yang menggunakan aktivitas tersebut. Sistem ini dapat digunakan untuk pengurangan biaya overhead yang ditargetkan. ABC bekerja paling baik di lingkungan yang kompleks, di mana terdapat banyak mesin dan produk, dan proses yang rumit yang tidak mudah dipilah. Sebaliknya, ini lebih sedikit digunakan dalam lingkungan yang efisien di mana proses produksi disingkat.
Alur Proses Pembiayaan Berbasis Aktivitas
Penetapan biaya berbasis aktivitas paling baik dijelaskan dengan berjalan melalui berbagai langkahnya. Mereka:
Identifikasi biaya . Langkah pertama di ABC adalah mengidentifikasi biaya-biaya yang ingin kita alokasikan. Ini adalah langkah paling kritis dalam keseluruhan proses, karena kami tidak ingin membuang waktu dengan cakupan proyek yang terlalu luas. Misalnya, jika kami ingin menentukan biaya penuh dari saluran distribusi, kami akan mengidentifikasi biaya periklanan dan pergudangan yang terkait dengan saluran tersebut, tetapi akan mengabaikan biaya penelitian, karena mereka terkait dengan produk, bukan saluran.
Muat kumpulan biaya sekunder . Buat kumpulan biaya untuk biaya yang dikeluarkan untuk memberikan layanan ke bagian lain perusahaan, daripada mendukung produk atau layanan perusahaan secara langsung. Isi dari kumpulan biaya sekunder biasanya mencakup layanan komputer dan gaji administrasi, dan biaya serupa. Biaya ini kemudian dialokasikan ke kumpulan biaya lain yang lebih terkait langsung dengan produk dan layanan. Mungkin ada beberapa kumpulan biaya sekunder ini, tergantung pada sifat biaya dan bagaimana pengalokasiannya.
Muat kumpulan biaya utama . Buat satu set kumpulan biaya untuk biaya tersebut yang lebih selaras dengan produksi barang atau jasa. Sangat umum untuk memiliki kumpulan biaya terpisah untuk setiap lini produk, karena biaya cenderung terjadi pada tingkat ini. Biaya tersebut dapat mencakup penelitian dan pengembangan, periklanan, pengadaan, dan distribusi. Demikian pula, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat kumpulan biaya untuk setiap saluran distribusi, atau untuk setiap fasilitas. Jika batch produksi memiliki panjang yang sangat bervariasi, pertimbangkan untuk membuat kumpulan biaya di tingkat batch, sehingga Anda dapat menetapkan biaya secara memadai berdasarkan ukuran batch.
Ukur pendorong aktivitas . Gunakan sistem pengumpulan data untuk mengumpulkan informasi tentang penggerak aktivitas yang digunakan untuk mengalokasikan biaya di kumpulan biaya sekunder ke kumpulan biaya utama, serta untuk mengalokasikan biaya di kumpulan biaya utama ke objek biaya. Mengumpulkan informasi driver aktivitas bisa jadi mahal, jadi gunakan driver aktivitas yang informasinya sudah dikumpulkan, jika memungkinkan.
Alokasikan biaya di pool sekunder ke pool primer . Gunakan penggerak aktivitas untuk membagi biaya di kumpulan biaya sekunder ke kumpulan biaya utama.
Membebankan biaya ke objek biaya . Gunakan driver aktivitas untuk mengalokasikan konten setiap kumpulan biaya utama ke objek biaya. Akan ada penggerak aktivitas terpisah untuk setiap kumpulan biaya. Untuk mengalokasikan biaya, bagi total biaya di setiap kumpulan biaya dengan jumlah total aktivitas dalam penggerak aktivitas, untuk menetapkan biaya per unit aktivitas. Kemudian alokasikan biaya per unit ke objek biaya, berdasarkan penggunaan penggerak aktivitasnya.
Merumuskan laporan . Ubah hasil sistem ABC menjadi laporan untuk konsumsi manajemen. Misalnya, jika sistem pada awalnya dirancang untuk mengumpulkan informasi overhead berdasarkan wilayah penjualan geografis, maka laporkan pendapatan yang diperoleh di setiap wilayah, semua biaya langsung, dan overhead yang diperoleh dari sistem ABC. Hal ini memberikan gambaran biaya penuh kepada manajemen tentang hasil yang dihasilkan oleh setiap wilayah.
Bertindak atas informasi . Reaksi manajemen yang paling umum terhadap laporan ABC adalah untuk mengurangi kuantitas pendorong aktivitas yang digunakan oleh setiap objek biaya. Melakukannya akan mengurangi jumlah biaya overhead yang digunakan.
Kami sekarang telah sampai pada alokasi ABC lengkap dari biaya overhead untuk objek biaya yang layak untuk dibebankan dengan biaya overhead. Dengan demikian, manajer dapat melihat pendorong aktivitas mana yang perlu dikurangi untuk mengurangi jumlah biaya overhead yang sesuai. Misalnya, jika biaya satu pesanan pembelian adalah $ 100, manajer dapat berfokus pada membiarkan sistem produksi secara otomatis menempatkan pesanan pembelian, atau menggunakan kartu pengadaan sebagai cara untuk menghindari pesanan pembelian. Solusi mana pun menghasilkan pesanan pembelian yang lebih sedikit dan karena itu menurunkan biaya departemen pembelian.
Penggunaan Pembiayaan Berbasis Aktivitas
Keuntungan mendasar dari menggunakan sistem ABC adalah untuk lebih tepat menentukan bagaimana overhead digunakan. Setelah Anda memiliki sistem ABC, Anda dapat memperoleh informasi yang lebih baik tentang masalah berikut:
Biaya aktivitas . ABC dirancang untuk melacak biaya aktivitas, sehingga Anda dapat menggunakannya untuk melihat apakah biaya aktivitas sejalan dengan standar industri. Jika tidak, ABC adalah alat umpan balik yang sangat baik untuk mengukur biaya berkelanjutan dari layanan tertentu karena manajemen berfokus pada pengurangan biaya.
Profitabilitas pelanggan . Meskipun sebagian besar biaya yang dikeluarkan untuk pelanggan individu hanyalah biaya produk, ada juga komponen overhead, seperti tingkat layanan pelanggan yang sangat tinggi, penanganan pengembalian produk, dan perjanjian pemasaran kooperatif. Sistem ABC dapat memilah-milah biaya overhead tambahan ini dan membantu Anda menentukan pelanggan mana yang benar-benar memberi Anda keuntungan yang wajar. Analisis ini dapat mengakibatkan beberapa pelanggan yang tidak menguntungkan ditolak, atau lebih banyak penekanan ditempatkan pada pelanggan yang menghasilkan keuntungan terbesar bagi perusahaan.
Biaya distribusi . Perusahaan tipikal menggunakan berbagai saluran distribusi untuk menjual produknya, seperti eceran, Internet, distributor, dan katalog pesanan lewat pos. Sebagian besar biaya struktural untuk memelihara saluran distribusi adalah biaya overhead, jadi jika Anda dapat membuat keputusan yang masuk akal tentang saluran distribusi mana yang menggunakan overhead, Anda dapat membuat keputusan untuk mengubah cara saluran distribusi digunakan, atau bahkan membuang saluran yang tidak menguntungkan.
Buat atau beli . ABC memberikan pandangan yang komprehensif tentang setiap biaya yang terkait dengan pembuatan produk sendiri, sehingga Anda dapat melihat dengan tepat biaya mana yang akan dihilangkan jika suatu barang dialihdayakan, versus biaya mana yang akan tetap ada.
Margin . Dengan alokasi overhead yang tepat dari sistem ABC, Anda dapat menentukan margin berbagai produk, lini produk, dan seluruh anak perusahaan. Ini bisa sangat berguna untuk menentukan di mana menempatkan sumber daya perusahaan untuk mendapatkan margin terbesar.
Harga minimum . Penetapan harga produk benar-benar didasarkan pada harga yang akan ditanggung pasar, tetapi manajer pemasaran harus mengetahui berapa harga pokok produk tersebut, untuk menghindari penjualan produk yang akan kehilangan uang perusahaan pada setiap penjualan. ABC sangat baik untuk menentukan biaya overhead mana yang harus dimasukkan dalam biaya minimum ini, tergantung pada keadaan di mana produk akan dijual.
Biaya fasilitas produksi . Biasanya cukup mudah untuk memisahkan biaya overhead di tingkat seluruh pabrik, sehingga Anda dapat membandingkan biaya produksi di antara berbagai fasilitas.
Jelas, ada banyak kegunaan berharga dari informasi yang disediakan oleh sistem ABC. Namun, informasi ini hanya akan tersedia jika Anda merancang sistem untuk menyediakan kumpulan data spesifik yang diperlukan untuk setiap keputusan. Jika Anda menginstal sistem ABC generik dan kemudian menggunakannya untuk keputusan di atas, Anda mungkin menemukan bahwa sistem tersebut tidak memberikan informasi yang Anda butuhkan. Pada akhirnya, desain sistem ditentukan oleh analisis biaya-manfaat dari keputusan mana yang Anda ingin bantu, dan apakah biaya sistem sepadan dengan manfaat dari informasi yang dihasilkan.
Masalah dengan Penetapan Biaya Berbasis Aktivitas
Banyak perusahaan yang memulai proyek ABC dengan niat terbaik, hanya untuk melihat proporsi yang sangat tinggi dari proyek tersebut gagal atau akhirnya tidak digunakan lagi. Ada beberapa alasan untuk masalah ini, yaitu:
Volume kumpulan biaya . Keuntungan dari sistem ABC adalah kualitas tinggi dari informasi yang dihasilkannya, tetapi ini datang dengan biaya menggunakan sejumlah besar kumpulan biaya - dan semakin banyak kumpulan biaya, semakin besar biaya pengelolaan sistem. Untuk mengurangi biaya ini, jalankan analisis biaya yang berkelanjutan untuk mempertahankan setiap kumpulan biaya, dibandingkan dengan kegunaan informasi yang dihasilkan. Melakukan hal itu harus menekan jumlah kumpulan biaya ke proporsi yang dapat dikelola.
Waktu instalasi . Sistem ABC terkenal sulit untuk dipasang, dengan pemasangan multi-tahun menjadi norma ketika perusahaan mencoba memasangnya di semua lini produk dan fasilitas. Untuk instalasi komprehensif seperti itu, sulit untuk mempertahankan manajemen tingkat tinggi dan dukungan anggaran seiring dengan berlalunya bulan tanpa menyelesaikan instalasi. Tingkat keberhasilan jauh lebih tinggi untuk instalasi ABC yang lebih kecil dan lebih bertarget.
Sumber data multi-departemen . Sistem ABC mungkin memerlukan input data dari berbagai departemen, dan masing-masing departemen tersebut mungkin memiliki prioritas lebih besar daripada sistem ABC. Dengan demikian, semakin besar jumlah departemen yang terlibat dalam sistem, semakin besar risiko kegagalan input data dari waktu ke waktu. Masalah ini dapat dihindari dengan merancang sistem yang hanya membutuhkan informasi dari manajer yang paling mendukung.
Dasar proyek . Banyak proyek ABC diotorisasi berdasarkan proyek, sehingga informasi hanya dikumpulkan sekali; informasi tersebut berguna untuk situasi operasional perusahaan saat ini, dan kegunaannya secara bertahap menurun seiring dengan perubahan struktur operasional dari waktu ke waktu. Manajemen mungkin tidak mengizinkan pendanaan untuk proyek ABC tambahan di kemudian hari, jadi ABC cenderung “selesai” sekali dan kemudian dibuang. Untuk mengurangi masalah ini, bangun sebanyak mungkin struktur pengumpulan data ABC ke dalam sistem akuntansi yang ada, sehingga biaya proyek ini berkurang; dengan biaya yang lebih rendah, kemungkinan besar proyek ABC tambahan akan disahkan di masa depan.
Pelaporan waktu yang tidak terpakai . Ketika perusahaan meminta karyawannya untuk melaporkan waktu yang dihabiskan untuk berbagai aktivitas, mereka memiliki kecenderungan kuat untuk memastikan bahwa jumlah yang dilaporkan sama dengan 100% waktu mereka. Namun, ada banyak waktu luang dalam hari kerja yang mungkin melibatkan istirahat, rapat administrasi, bermain game di Internet, dan sebagainya. Karyawan biasanya menutupi aktivitas ini dengan membagi lebih banyak waktu untuk aktivitas lain. Angka yang digelembungkan ini menunjukkan kesalahan alokasi biaya dalam sistem ABC, terkadang dengan jumlah yang cukup besar.
Kumpulan data terpisah . Sistem ABC jarang dapat dibangun untuk menarik semua informasi yang dibutuhkan langsung dari buku besar. Sebaliknya, ini membutuhkan database terpisah yang menarik informasi dari beberapa sumber, hanya satu di antaranya adalah akun buku besar yang ada. Akan sangat sulit untuk memelihara database tambahan ini, karena database membutuhkan waktu staf ekstra yang signifikan yang mungkin tidak memiliki anggaran yang memadai. Solusi terbaik adalah merancang sistem agar memerlukan jumlah minimum informasi tambahan selain yang sudah tersedia di buku besar.
Penggunaan yang ditargetkan . Manfaat ABC paling terlihat ketika informasi akuntansi biaya sulit untuk dilihat, karena adanya beberapa lini produk, mesin yang digunakan untuk produksi banyak produk, banyak pengaturan mesin, dan sebagainya - dengan kata lain, dalam produksi yang kompleks lingkungan. Jika sebuah perusahaan tidak beroperasi dalam lingkungan seperti itu, maka mungkin menghabiskan banyak uang untuk instalasi ABC, hanya untuk menemukan bahwa informasi yang dihasilkan tidak terlalu berharga.
Berbagai masalah yang dicatat di sini harus memperjelas bahwa ABC cenderung mengikuti jalur bergelombang di banyak organisasi, dengan kecenderungan kegunaannya menurun seiring waktu. Dari saran mitigasi masalah yang dicatat di sini, poin kuncinya adalah membangun sistem ABC yang sangat bertarget yang menghasilkan informasi paling penting dengan biaya yang wajar. Jika sistem tersebut mengakar di perusahaan Anda, pertimbangkan untuk melakukan ekspansi bertahap, di mana Anda hanya akan melakukan ekspansi lebih jauh jika ada manfaat yang jelas dan dapat dibuktikan dengan melakukannya. Hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah memasang sistem ABC yang besar dan komprehensif, karena mahal, menghadapi paling banyak hambatan, dan kemungkinan besar akan gagal dalam jangka panjang.
Istilah Serupa
Penetapan biaya berdasarkan aktivitas juga dikenal sebagai biaya abc, metode abc, dan metode penetapan biaya abc.
