Surat Dunning
Surat dunning adalah pemberitahuan yang dikirimkan kepada pelanggan yang menyatakan bahwa telah lewat waktu pembayaran piutang kepada pengirim. Surat Dunning biasanya mengikuti perkembangan dari pengingat sopan ke tuntutan pembayaran yang lebih keras, jika pelanggan terus tidak responsif dalam membayar. Beberapa surat pertama yang dikirim ke pelanggan harus sopan, dengan teori bahwa pelanggan hanya mengabaikan pembayaran, dan perusahaan ingin mempertahankan niat baiknya untuk bisnis masa depan.
Namun, seiring berjalannya waktu, perusahaan mulai mengubah asumsinya untuk melakukan bisnis lebih lanjut dengan pelanggan, dan cenderung mengecilkan jumlah niat baik pelanggan yang ingin dipertahankan agar dibayar sekarang. Terlepas dari nada surat, itu selalu menyatakan jumlah jatuh tempo, tanggal faktur yang belum dibayar, nomor faktur, dan denda keterlambatan pembayaran atau denda bunga.
Pada titik tertentu setelah tanggal pembayaran normal, efektivitas penerbitan surat utang akan menurun, sehingga perusahaan menghentikan penggunaannya dan mengandalkan kontak pribadi, pengacara, dan agen penagihan.
Surat dunning dapat mengambil berbagai bentuk fisik. Awalnya adalah surat yang mungkin dikirim melalui pos biasa, pos tercatat, atau pengiriman semalam untuk menyampaikan semakin mendesaknya permintaan, serta untuk membuat catatan penerimaan (dalam kasus pos tercatat atau pengiriman semalam) . Namun, surat elektronik juga dapat dikirim sebagai faks, email, atau bahkan pesan teks. Metode pengiriman elektronik ini dapat tersesat (terutama faks), dan mungkin tidak seefektif metode berbasis kertas yang lebih tradisional.
Huruf Dunning sering dibuat oleh komputer, tanpa masukan manusia sama sekali. Sistem dikonfigurasi untuk menggunakan teks tertentu jika pembayaran belum dilakukan dalam jumlah hari tertentu, dan kemudian menggunakan teks lain untuk surat yang dibuat setelah jangka waktu yang lebih lama berlalu tanpa pembayaran. Akan lebih efisien untuk menyerahkan tugas membuat dan menerbitkan surat-surat licik kepada pihak ketiga.
Staf bagian kredit dapat secara berkala mengubah waktu atau isi dari surat-surat yang dibuat secara otomatis ini, jika mereka merasa bahwa beberapa variasi akan meningkatkan tingkat pengumpulan. Hal ini dapat dicapai dengan pengujian AB, di mana dua versi surat dunning diterbitkan, dan efektivitas masing-masing dipantau; jika satu versi menghasilkan lebih banyak pembayaran pelanggan, versi itu menjadi format surat default baru untuk digunakan.
Ada aturan yang mengatur tingkat ancaman yang dapat dimasukkan dalam surat rahasia, tergantung pada yurisdiksi pemerintah tempat pelanggan tinggal, jadi Anda perlu menghindari surat licik yang terlalu keras.
Surat rahasia tidak sama dengan pernyataan akhir bulan. Pernyataan dikirim ke semua pelanggan yang memiliki faktur yang belum dibayar di akhir bulan. Pernyataan itu mencakup semua faktur yang belum dibayar, bahkan jika belum jatuh tempo pembayaran. Pernyataan tersebut tidak dianggap sebagai pelecehan, melainkan pernyataan akun yang sederhana pada suatu titik waktu. Namun, ini masih dianggap sebagai alat penagihan, karena dapat menimbulkan pertanyaan pelanggan tentang faktur yang tidak mereka miliki dalam catatan mereka, dan oleh karena itu tidak akan mereka bayar.
