Definisi voucher

Voucher adalah dokumen internal yang menjelaskan dan mengesahkan pembayaran kewajiban kepada pemasok. Ini paling sering digunakan dalam sistem pembayaran manual, yang merupakan bagian dari sistem kontrol. Voucher biasanya berisi informasi berikut:

• Nomor identifikasi pemasok

• Jumlah yang harus dibayarkan

• Tanggal pembayaran harus dilakukan

• Akun yang akan dibebankan untuk mencatat kewajiban

• Ketentuan diskon pembayaran awal apa pun yang berlaku

• Tanda tangan atau stempel persetujuan

Informasi voucher dapat dirangkai menjadi satu paket, di mana dokumen voucher dasar dilampirkan pada faktur pemasok, bukti penerimaan, dan pesanan pembelian. Paket ini berguna untuk menyimpan dokumen terkait di satu tempat, dan memudahkan untuk membenarkan dan mengaudit transaksi hutang.

Voucher dibuat setelah menerima faktur dari pemasok. Ini dicap "dibayar" ketika cek atau pembayaran elektronik dilakukan ke pemasok, dan kemudian diarsipkan, bersama dengan dokumen pendukung.

Jika voucher digunakan untuk semua hutang, totalnya dapat digabungkan untuk menentukan jumlah total hutang dagang. Fungsi ini tidak diperlukan dalam sistem komputerisasi, di mana laporan hutang lama digunakan sebagai gantinya.

Voucher tidak dibuat ketika kewajiban baru saja diperoleh (jika tidak ada faktur pemasok). Juga, voucher tidak digunakan dalam proses penggajian.