Definisi dokumen sumber

Dokumen sumber adalah dokumen asli yang berisi rincian transaksi bisnis. Dokumen sumber menangkap informasi penting tentang suatu transaksi, seperti nama pihak yang terlibat, jumlah yang dibayarkan (jika ada), tanggal, dan substansi transaksi. Dokumen sumber seringkali diidentikkan dengan nomor unik, sehingga dapat dibedakan dalam sistem akuntansi. Penomoran awal dokumen sangat berguna, karena memungkinkan perusahaan untuk menyelidiki apakah ada dokumen yang hilang.

Setelah informasi dalam dokumen sumber dicatat dalam sistem akuntansi, dokumen sumber diindeks untuk memudahkan akses dan pengarsipan. Dokumen yang dihasilkan dalam satu tahun terakhir umumnya disimpan di tempat, dengan dokumen lama disimpan di fasilitas penyimpanan di luar situs yang lebih murah.

Dokumen sumber sangat penting bagi auditor, yang menggunakannya sebagai bukti bahwa transaksi yang tercatat benar-benar terjadi. Dokumen sumber juga digunakan oleh perusahaan sebagai bukti ketika berhadapan dengan mitra bisnis mereka, biasanya terkait dengan pembayaran. Contoh dokumen sumber adalah:

• Cek dibatalkan

• Memo kredit

• Slip penyetoran

• Laporan pengeluaran

• Faktur

• Formulir permintaan bahan

• Pesanan pembelian

• Kartu waktu

• Tanda terima penjualan

Untuk tujuan pembuktian, gambar elektronik dari dokumen sumber secara umum dapat diterima, meskipun dokumentasi berbasis kertas mungkin masih diperlukan dalam beberapa kasus.

Biasanya diperlukan untuk menyimpan dokumen sumber selama beberapa tahun. Internal Revenue Service mengamanatkan interval retensi untuk beberapa jenis dokumen yang terkait dengan penggajian. Jika ada pertanyaan tentang periode penyimpanan dokumen, konsultasikan dengan pengacara yang berpengetahuan.