Prosedur penghitungan persediaan
Dalam bisnis yang tidak memiliki catatan persediaan yang akurat, perlu dilakukan penghitungan persediaan secara berkala (dikenal sebagai penghitungan fisik). Ini biasanya dilakukan pada akhir bulan, kuartal, atau tahun, bertepatan dengan akhir periode pelaporan. Seperti yang akan ditunjukkan oleh prosedur berikut, diperlukan banyak upaya untuk menyelesaikan penghitungan fisik persediaan yang akurat, sehingga perusahaan cenderung membatasi jumlah penghitungan yang diselesaikan per tahun. Langkah-langkah dalam prosesnya adalah sebagai berikut:
Tag jumlah pesanan . Pesan tag hitungan dua bagian dalam jumlah yang memadai untuk jumlah inventaris yang diharapkan akan dihitung. Tag ini harus diberi nomor secara berurutan, sehingga dapat dilacak secara individual sebagai bagian dari proses penghitungan.
Pratinjau inventaris . Tinjau inventaris beberapa hari sebelum penghitungan inventaris yang dijadwalkan. Jika ada nomor bagian yang hilang, atau jika barang tampak dalam kondisi yang sulit dihitung (seperti tidak dikantongi atau dikotak), beri tahu staf gudang untuk melakukan koreksi yang diperlukan.
Persediaan pra-hitung . Periksa inventaris beberapa hari sebelumnya dan hitung item apa pun yang dapat ditempatkan dalam wadah tertutup. Segel mereka dalam wadah dan tandai jumlahnya pada pita segel. Hal ini membuat tugas penghitungan jauh lebih mudah selama penghitungan sebenarnya. Jika segel rusak, tim penghitung akan tahu bahwa mereka perlu menghitung ulang isi wadah.
Entri data lengkap . Jika ada sisa transaksi entri data yang harus diselesaikan, lakukan sebelum penghitungan fisik persediaan dimulai. Ini termasuk transaksi untuk penerbitan dari gudang, pengembalian ke gudang, dan transfer antar lokasi bin di dalam gudang.
Beri tahu lokasi penyimpanan luar . Jika perusahaan memiliki fasilitas penyimpanan luar atau lokasi pihak ketiga yang menyimpan inventaris perusahaan pada saat pengiriman, beri tahu mereka bahwa mereka harus menghitung inventaris mereka pada tanggal penghitungan resmi dan meneruskan informasi ini kepada manajer gudang.
Membekukan aktivitas gudang . Hentikan semua pengiriman dari gudang, dan pisahkan juga semua barang yang baru diterima di tempat yang tidak akan dihitung. Jika tidak, catatan inventaris akan terus berubah selama penghitungan inventaris, dan karenanya tidak akan sepenuhnya dapat diandalkan.
Instruksikan tim hitung . Kumpulkan tim yang terdiri dari dua orang untuk menghitung inventaris, dan instruksikan mereka dalam tugas penghitungan. Tugas ini melibatkan satu orang menghitung persediaan sementara orang lain menandai informasi pada label hitungan. Satu salinan tag ditempelkan ke inventaris, sementara tim mempertahankan salinan lainnya.
Tag masalah . Petugas inventaris mengeluarkan blok tag hitungan ke tim hitungan. Setiap tim bertanggung jawab untuk mengembalikan rentang numerik tertentu dari tag hitungan, baik tag digunakan atau tidak. Mempertahankan kontrol atas semua tag hitungan memastikan bahwa tag yang hilang akan segera diselidiki.
Tetapkan area hitungan . Tetapkan kisaran tertentu untuk setiap tim penghitung. Catat lokasi ini dengan penyorot di peta gudang. Petugas inventaris harus menyimpan daftar induk dari area gudang mana yang telah dihitung, dan tim mana yang telah ditugaskan untuk setiap area.
Hitung persediaan . Satu orang di setiap tim menghitung item tertentu dalam lokasi nampan, lalu orang lain menandai lokasi nampan, deskripsi item, nomor bagian, kuantitas, dan unit ukuran pada label hitungan. Tim membubuhkan salinan asli dari tag ke item inventaris dan menyimpan salinannya.
Verifikasi tag . Setelah menyelesaikan area penghitungan, setiap tim penghitung kembali ke petugas inventaris, yang memverifikasi bahwa semua tag dikembalikan. Jika ada lebih banyak area gudang yang akan dihitung, tetapkan area baru untuk tim penghitung dan berikan mereka blok baru dari tag hitungan jika diperlukan.
Masukkan informasi tag . Masukkan informasi tentang tag hitungan ke dalam formulir entri data online. Setelah entri data selesai, cetak laporan yang menunjukkan semua nomor tag yang dimasukkan, diurutkan berdasarkan nomor tag, dan cari celah di nomor tersebut. Selidiki setiap celah penomoran yang ditemukan. Ini akan memastikan bahwa semua tag hitungan yang dikeluarkan disertakan dalam file.
Selidiki hasil yang tidak biasa . Susun ulang laporan inventaris dengan beberapa cara untuk mencari informasi yang tidak biasa, dan selidiki entri tag yang terkait dengan masing-masing cara.
Mungkin berguna untuk mengevaluasi prosedur ini setelah setiap penghitungan, untuk melihat apakah prosedur harus diubah untuk mengkompensasi masalah penghitungan yang dialami.
