Jangka waktu penyimpanan

Periode penyimpanan adalah jumlah tahun catatan tertentu harus disimpan sebelum dapat dimusnahkan. Periode ini mungkin diwajibkan oleh hukum atau ditetapkan berdasarkan alasan lain, seperti tanggung jawab hukum, layanan pelanggan, atau untuk tujuan pelaporan keuangan. Setelah periode penyimpanan dokumen telah kedaluwarsa, biasanya ada proses standar untuk memverifikasi bahwa dokumen tersebut benar-benar dapat dimusnahkan, yang memberikan kesempatan terakhir kepada manajemen untuk memindahkan dokumen ke penyimpanan jangka panjang. Jika opsi ini tidak diambil, maka dokumen tersebut akan dihancurkan.

Dokumen tertentu dengan nilai sejarah atau hukum khusus tidak pernah dimusnahkan; artinya, periode retensi tidak ditentukan. Dokumen-dokumen ini biasanya disimpan di lokasi penyimpanan permanen yang terpisah.