Aplikasi uang tunai otomatis
Ketika sebuah perusahaan menerima pembayaran pelanggan dalam jumlah besar setiap hari, akan sangat sulit bagi kasir untuk menerapkan penerimaan terhadap piutang terbuka pada waktu yang tepat. Jika demikian, penyetoran mungkin tertunda. Proses pengajuan kas dapat dikompresi secara substansial melalui penggunaan aplikasi kas otomatis.
Aplikasi kas otomatis mengharuskan operator kotak kunci menggunakan umpan data untuk meneruskan ke perusahaan informasi pengenalan karakter tinta magnetik (MICR) dari setiap cek yang diterima di kotak kunci, serta jumlah total pembayaran. Perangkat lunak aplikasi kas menggunakan tabel keputusan untuk memutuskan bagaimana menerapkan pembayaran ini untuk membuka piutang. Proses pengambilan keputusan otomatis biasanya mengikuti langkah-langkah berikut:
- Cocokkan nomor rekening bank yang ditunjukkan di setiap informasi MICR cek dengan pelanggan yang benar. Ini mengakses catatan pelanggan yang benar dari piutang terbuka.
- Hanya mencocokkan pembayaran dengan faktur yang jumlah pembayarannya sama persis dengan jumlah faktur.
- Dari pembayaran yang tersisa, hanya cocokkan uang tunai dengan faktur yang jumlah kasnya sama dengan jumlah persis dari beberapa faktur yang baru saja jatuh tempo pembayaran.
- Keluarkan semua pembayaran yang tersisa untuk peninjauan manual.
Tabel keputusan dapat berisi aturan yang lebih canggih, seperti menerapkan uang tunai jika jumlah pembayaran tidak menyertakan elemen pajak pengiriman dan / atau penjualan dari faktur. Saat perusahaan memeriksa pembayaran yang dikeluarkan oleh sistem, secara bertahap dapat menyesuaikan tabel keputusan untuk meningkatkan jumlah aplikasi kas otomatis. Namun demikian, variasi pemotongan yang diambil membuat proses aplikasi kas tidak dapat diotomatiskan sepenuhnya. Meskipun demikian, aplikasi uang tunai otomatis dapat sangat meningkatkan kecepatan penggunaan uang tunai.
Setelah aplikasi kas dilakukan, perangkat lunak memposting pembayaran ini ke modul penerimaan kas di perangkat lunak akuntansi perusahaan. Jika sistem aplikasi kas otomatis adalah aplikasi yang berdiri sendiri, ini berarti pembaruan harus dimasukkan ke dalam perangkat lunak akuntansi melalui antarmuka khusus.
