Akuntansi untuk hutang dagang

Akuntansi hutang dagang melibatkan pencatatan dan pembayaran kewajiban. Ini adalah area fungsional utama di mana bisnis mencatat pengeluaran dan membayar pihak lain. Tugas akuntansi hutang utama adalah sebagai berikut:

1. Verifikasi faktur . Langkah pertama dalam menghitung hutang dagang adalah memastikan bahwa semua faktur masuk dari pemasok adalah valid. Ada dua cara untuk melakukannya. Salah satu opsinya adalah meminta karyawan yang berwenang menyetujui setiap faktur. Pilihan lainnya adalah membandingkan informasi pada setiap faktur dengan otorisasi pesanan pembelian dan dokumentasi penerimaan, yang disebut pencocokan tiga arah. Karena kedua opsi ini padat karya, biasanya tidak memverifikasi faktur yang memiliki total dolar kecil.
2. Pencatatan faktur . Setelah faktur diverifikasi, akuntan memasukkan jumlah hutangnya dalam perangkat lunak hutang dagang. Informasi yang dimasukkan termasuk nama pemasok, tanggal faktur, dan jumlah faktur. Entri akuntansi terkait yang dihasilkan oleh perangkat lunak akuntansi selalu merupakan kredit ke akun hutang dagang. Debit offsetting dapat berupa akun beban atau aset.
3. Pembayaran faktur . Ketika faktur jatuh tempo untuk pembayaran, akuntan mengaturnya untuk pembayaran melalui perangkat lunak akuntansi. Ini biasanya berarti bahwa register pemeriksaan awal dijalankan dan ditinjau untuk memastikan bahwa semua item yang dijadwalkan untuk pembayaran harus benar-benar dibayar. Jika demikian, cek stok dimuat ke printer dan cek dicetak. Informasi pendukung dilampirkan ke setiap cek dan kemudian diteruskan ke penanda tangan cek, yang meninjau setiap paket informasi untuk kesalahan dan kemudian menandatangani cek. Alternatifnya adalah mengirim pembayaran elektronik langsung ke rekening bank pemasok. Setelah pembayaran, semua informasi pembayaran dijilid dan disimpan berdasarkan nama pemasok.

Ada sejumlah tugas tambahan yang terlibat dalam akuntansi untuk hutang, termasuk yang berikut ini:

• Rekonsiliasi akun hutang dagang secara berkala, untuk memastikan bahwa saldo akun sesuai dengan jumlah sebenarnya yang terhutang kepada pemasok.
• Kirim 1099 formulir ke pemasok setelah akhir tahun kalender, jika pembayaran gabungan kepada mereka melebihi jumlah ambang batas.
• Hubungi pemasok untuk memastikan bahwa mereka telah mencairkan semua cek yang dikirimkan kepada mereka; jika tidak, jumlah cek yang belum dicairkan mungkin harus diteruskan ke pemerintah negara bagian sebagai properti yang tidak diklaim.