Katalog pembelian online
Ketika seorang karyawan ingin membeli sesuatu, pendekatan tradisionalnya adalah mengisi formulir daftar permintaan pembelian dan mengirimkannya ke departemen pembelian. Staf pembelian menyelidiki di mana ia dapat memperoleh barang yang diminta dengan harga terendah, dan kemudian mengeluarkan pesanan pembelian kepada pelanggan yang dipilih. Setelah pemasok mengirimkan barang dan menerbitkan faktur, staf bagian hutang perusahaan harus mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian awal dan bukti penerimaan, dan kemudian mengeluarkan pembayaran. Proses ini merupakan proses yang sangat rumit, yang dapat dihindari melalui penggunaan katalog pembelian elektronik.
Ketika karyawan diberi akses ke katalog pembelian online, mereka dapat melihat daftar standar produk yang telah ditinjau dan disetujui sebelumnya oleh staf pembelian, dan memesan melalui sistem. Sistem kemudian membuat pesanan pembelian elektronik dan meneruskannya ke pemasok yang ditunjukkan, bersama dengan otorisasi pembelian menyeluruh yang telah disetujui sebelumnya. Setelah pemasok meneruskan barang yang diminta ke perusahaan, staf penerima memanggil pesanan di workstation dan memeriksa bahwa barang yang dipesan telah dipenuhi. Sistem kemudian menandai staf bagian hutang untuk membayar pemasok.
Dengan menggunakan katalog pembelian online, manfaat berikut ini terwujud:
- Dokumen . Semua dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk meminta, memesan, dan membayar pembelian dihilangkan.
- Pembelian terkonsentrasi . Sebagian besar pembelian disalurkan ke sejumlah kecil pemasok yang telah dipilih sebelumnya, yang berarti bahwa perusahaan mungkin memenuhi syarat untuk diskon volume.
Namun, beberapa pemrograman sistem mungkin diperlukan untuk menyiapkan pembelian online, dan pesanan pembelian menyeluruh harus disiapkan sebelumnya, yang menjadikan ini solusi yang kurang hemat biaya untuk perusahaan kecil. Juga, ini bekerja paling baik untuk pembelian insidental, daripada untuk akuisisi bahan mentah, yang mungkin memerlukan sistem manajemen bahan yang lebih rinci.
