Desain sistem akuntansi
Perancangan Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi pada dasarnya adalah database informasi tentang transaksi bisnis. Kegunaan utama basis data adalah sebagai sumber informasi, sehingga sistem akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hemat biaya dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan. Faktor kunci dalam desain sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
Entri tunggal atau ganda . Sebuah bisnis yang sangat kecil beroperasi hanya dengan mencatat penerimaan dan pembayaran kas di buku ceknya. Ini dikenal sebagai sistem entri tunggal, dan hanya memadai bila pemilik bisnis tidak berminat mempelajari jumlah aset dan kewajiban yang dimiliki oleh suatu bisnis. Sistem entri tunggal sangat sederhana, tetapi cukup memadai. Sistem entri ganda dirancang untuk mencatat tidak hanya penjualan dan pengeluaran, tetapi juga aset, kewajiban, dan ekuitas pemegang saham, dan dengan demikian memberikan lebih banyak informasi. Sistem entri ganda membutuhkan lebih banyak keterampilan dalam mencatat transaksi, dan digunakan oleh semua organisasi yang lebih besar.
Tunai atau basis akrual . Basis kas dalam akuntansi hanya mencatat transaksi saat kas diterima atau dibelanjakan, sedangkan basis akrual mencatat transaksi ketika transaksi tersebut harus diakui, terlepas dari perubahan kas. Basis akrual diperlukan agar sesuai dengan kerangka akuntansi mana pun, seperti Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum atau Standar Pelaporan Keuangan Internasional. Jika Anda berharap membutuhkan laporan keuangan yang diaudit di masa depan, gunakan akuntansi berbasis akrual.
Struktur kode akun . Struktur kode akun adalah sebutan numerik atau alfanumerik yang diberikan ke setiap akun tempat informasi disimpan. Kode akun yang panjang, seperti satu dengan tujuh atau lebih digit, memungkinkan banyak pencatatan khusus. Namun, ini juga membutuhkan lebih banyak pekerjaan untuk dipertahankan, dan ada risiko lebih tinggi bahwa informasi akan salah dikodekan ke dalam akun yang salah. Oleh karena itu, secara umum yang terbaik adalah menjaga kompleksitas (yaitu, panjang) struktur kode akun seminimal mungkin. Organisasi yang lebih kecil mungkin menemukan bahwa hanya struktur kode akun tiga digit yang cukup untuk mencatat informasi, sementara entitas multi-divisi yang lebih besar mungkin memerlukan struktur kode yang jauh lebih kompleks.
Akun digunakan . Anda harus memutuskan akun mana yang akan dibuat. Minimal (untuk sistem akrual entri ganda) Anda memerlukan akun untuk kas, piutang, inventaris, aset tetap, hutang, kewajiban yang masih harus dibayar, ekuitas, pendapatan, harga pokok penjualan, dan biaya administrasi. Namun, bahkan bisnis yang lebih kecil memerlukan beberapa kali jumlah akun ini untuk melacak operasinya secara memadai. Secara khusus, kemungkinan akan diperlukan untuk memelihara sejumlah akun pengeluaran yang berbeda, untuk memeriksa pengeluaran lebih dekat.
Representasi divisi . Bisnis yang lebih besar dapat mengadopsi satu set akun standar dan mereplikasi mereka untuk setiap anak perusahaannya. Ini mungkin juga diperlukan untuk setiap lini produk atau fasilitas. Tingkat detail yang sangat detail ini sangat umum ketika bisnis menjalankan sistem penetapan biaya berbasis aktivitas.
Laporan . Informasi yang disimpan dalam sistem akuntansi harus digabungkan ke dalam sistem laporan yang digunakan baik untuk menyajikan hasil keuangan dan posisi bisnis, atau untuk memberikan laporan hasil keuangan yang lebih spesifik. Banyak dari laporan ini dikemas sebelumnya dengan paket perangkat lunak akuntansi, meskipun bisnis mungkin memiliki kebutuhan khusus yang memerlukan laporan yang dirancang khusus.
Prosedur . Sistem akuntansi tidak beroperasi sampai ada serangkaian prosedur yang menunjukkan kepada pengguna bagaimana sistem itu dioperasikan. Prosedur yang lebih umum biasanya didokumentasikan secara rinci dan diberikan kepada karyawan melalui sesi pelatihan formal.
Kontrol . Sejumlah pengendalian akuntansi diperlukan untuk memastikan bahwa sistem akuntansi beroperasi dengan cara yang dimaksudkan. Kontrol ini akan khusus untuk perusahaan, dan dapat meminta partisipasi auditor perusahaan atau konsultan luar untuk memastikan bahwa rangkaian kontrol yang dipasang sesuai untuk operasi bisnis.
Banyak masalah yang baru saja dicatat sangat mendasar sehingga Anda harus melakukannya dengan benar dari awal, atau berisiko harus membangun kembali seluruh sistem akuntansi di kemudian hari untuk mengakomodasi perubahan apa pun yang diperlukan. Secara khusus, yang terbaik adalah segera mengadopsi sistem pembukuan entri ganda dan akuntansi akrual.
