Kontrol hutang dagang
Pengendalian hutang digunakan untuk memitigasi risiko kerugian dalam fungsi hutang. Pengendalian hutang digabungkan menjadi tiga kategori umum, yang memverifikasi kewajiban bisnis untuk membayar, memasukkan data hutang ke dalam sistem komputer, dan membayar pemasok. Kontrolnya adalah sebagai berikut:
Kewajiban untuk Membayar Kontrol
Verifikasi kewajiban membayar dapat dilakukan melalui salah satu dari beberapa kontrol yang memungkinkan. Mereka:
Persetujuan faktur . Orang yang berada dalam posisi untuk mengotorisasi pembayaran menandakan persetujuannya atas faktur pemasok. Namun, ini sebenarnya adalah kontrol yang relatif lemah jika pemberi persetujuan hanya melihat faktur pemasok, karena tidak ada cara untuk mengetahui apakah barang atau jasa telah diterima, atau apakah harga yang dikenakan sesuai dengan kesepakatan awal perusahaan. Pemberi persetujuan mungkin juga ingin mengetahui akun buku besar mana yang akan dikenakan biaya. Oleh karena itu, lebih baik staf bagian hutang mengumpulkan faktur pemasok, mengotorisasi pesanan pembelian, dan menerima dokumentasi ke dalam sebuah paket, dan kemudian mencap faktur dengan blok tanda tangan yang menyertakan nomor rekening yang akan ditagih, dan kemudian meminta pemberi persetujuan memeriksanya. Pendekatan ini memberi peninjau sekumpulan informasi yang sangat lengkap untuk dikerjakan.
Persetujuan pesanan pembelian . Departemen pembelian mengeluarkan pesanan pembelian untuk setiap pembelian yang dilakukan. Dengan demikian, staf pembelian pada dasarnya menyetujui semua pengeluaran sebelum dilakukan, yang dapat mencegah beberapa pengeluaran terjadi. Karena kontrol ini memerlukan banyak pekerjaan oleh staf pembelian, mereka kemungkinan akan meminta karyawan untuk meminta barang pada formulir permintaan pembelian resmi.
Selesaikan pertandingan tiga arah . Staf bagian hutang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian terkait dan bukti penerimaan sebelum otorisasi pembayaran. Pendekatan ini menggantikan kebutuhan untuk persetujuan faktur individu, karena persetujuan didasarkan pada pesanan pembelian. Ini juga lebih baik daripada menyetujui hanya berdasarkan pesanan pembelian, karena itu juga memverifikasi penerimaan barang. Namun, ini juga sangat lambat dan dapat rusak jika ada dokumen yang hilang.
Pencarian pembayaran duplikat manual. Sistem hutang terkomputerisasi melakukan pencarian otomatis untuk nomor faktur duplikat. Ini adalah usaha yang jauh lebih sulit dalam sistem akuntansi yang sepenuhnya manual. Dalam hal ini, petugas payables dapat mencari melalui file vendor dan file faktur yang belum dibayar untuk melihat apakah faktur yang baru diterima dari pemasok telah dibayar. Dalam banyak situasi, volume faktur pemasok yang masuk membuat hal ini sangat sulit sehingga staf yang terutang mengabaikan upaya apa pun untuk mengidentifikasi faktur duplikat, dan hanya menerima bahwa kadang-kadang akan membayar barang-barang tersebut.
Kontrol Entri Data
Ada beberapa cara untuk memastikan bahwa semua faktur pemasok telah dimasukkan ke dalam sistem hutang dagang, meskipun kontrol ini memiliki tingkat keberhasilan yang berbeda-beda. Kontrolnya adalah:
Rekam setelah persetujuan . Kontrol ini memaksa staf bagian hutang untuk memverifikasi persetujuan dari setiap faktur sebelum memasukkannya ke dalam sistem.
Rekam sebelum persetujuan . Kontrol ini menempatkan prioritas yang lebih besar pada pemasok yang membayar daripada pada memperoleh otorisasi untuk membayar, karena setiap faktur yang diterima dicatat dalam sistem hutang sekaligus. Kontrol ini berfungsi paling baik jika pesanan pembelian telah digunakan untuk mengotorisasi pembelian.
Mengadopsi pedoman penomoran faktur . Mungkin masalah terbesar di bidang entri data hutang adalah pembayaran ganda. Hal ini tampaknya tidak menjadi masalah, karena sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak akuntansi yang secara otomatis mendeteksi duplikat faktur dan mencegah pembayaran ganda. Namun, mungkin ada ketidakkonsistenan dalam cara pencatatan nomor faktur. Misalnya, apakah Anda mencatat nomor faktur 0000078234 dengan nol atau tanpa nol? Jika faktur yang sama disajikan kepada staf bagian hutang dua kali, dan dicatat sebagai 0000078234 satu kali dan 78234 pada waktu berikutnya, sistem tidak akan menandainya sebagai faktur duplikat. Masalah yang sama muncul dengan tanda hubung di nomor faktur; nomor faktur 1234-999 dapat dicatat sebagai 1234-999 atau 1234999.
Sesuaikan dengan anggaran dalam laporan keuangan . Jika faktur pemasok salah dibebankan ke departemen yang salah, ada kemungkinan bahwa manajer departemen yang membaca laporan keuangan akan mendeteksi perbedaan antara jumlah yang dibebankan dan anggaran, dan dengan demikian akan membawa masalah tersebut ke perhatian departemen akuntansi.
Kontrol Pembayaran
Sebagian besar kontrol yang disebutkan di bawah ini berkaitan dengan pembayaran dengan cek, karena itu masih merupakan bentuk pembayaran utama. Kontrolnya adalah:
Pisahkan pencetakan dan penandatanganan cek . Satu orang harus menyiapkan cek, dan orang lain harus menandatanganinya. Dengan demikian, ada pemeriksaan silang atas pengeluaran uang tunai.
Simpan semua cek di lokasi terkunci . Stok cek yang tidak terpakai harus selalu disimpan di lokasi terkunci. Jika tidak, cek dapat dicuri dan diisi serta dicairkan secara curang. Ini berarti bahwa plat atau stempel tanda tangan juga harus disimpan di tempat yang terkunci.
Lacak urutan nomor cek yang digunakan . Menjaga log in yang mencantumkan kisaran nomor cek yang digunakan selama pemeriksaan dijalankan. Ini berguna untuk menentukan apakah ada pemeriksaan di penyimpanan yang mungkin hilang. Log ini tidak boleh disimpan dengan cek yang disimpan, karena seseorang dapat mencuri log tersebut pada saat yang sama mereka mencuri cek.
Memerlukan penandatanganan cek manual . Perusahaan dapat meminta agar semua cek ditandatangani. Ini sebenarnya adalah kontrol yang relatif lemah, karena sedikit penandatangan cek yang menyelidiki mengapa cek diterbitkan, dan jarang mempertanyakan jumlah yang dibayarkan. Jika sebuah perusahaan memilih untuk menggunakan plat atau stempel tanda tangan, maka jauh lebih penting untuk memiliki sistem pesanan pembelian yang kuat; staf pembelian menjadi pemberi persetujuan de facto atas faktur dengan menerbitkan pesanan pembelian lebih awal dalam alur proses hutang.
Membutuhkan penandatangan cek tambahan . Jika jumlah cek melebihi jumlah tertentu, memerlukan penandatangan cek kedua. Kontrol ini seharusnya memberi beberapa orang tingkat senior kesempatan untuk berhenti melakukan pembayaran. Pada kenyataannya, ini lebih cenderung hanya memperkenalkan langkah lain ke dalam proses pembayaran tanpa benar-benar memperkuat lingkungan kontrol.
