Pemisahan tugas
Konsep pemisahan tugas melarang penugasan tanggung jawab kepada satu orang untuk akuisisi aset, hak asuh mereka, dan pencatatan terkait. Misalnya, satu orang dapat memesan untuk membeli aset, tetapi orang yang berbeda harus mencatat transaksi tersebut dalam catatan akuntansi. Dengan memisahkan tugas, jauh lebih sulit untuk melakukan penipuan, karena setidaknya dua orang harus bekerja sama untuk melakukannya - yang jauh lebih kecil kemungkinannya dibandingkan jika satu orang bertanggung jawab atas semua aspek transaksi akuntansi.
Contoh pemisahan tugas adalah:
Uang tunai . Satu orang membuka amplop berisi cek, dan satu orang lagi mencatat cek tersebut di sistem akuntansi. Ini mengurangi risiko bahwa cek akan dihapus dari perusahaan dan disimpan ke dalam rekening giro milik seseorang.
Piutang . Satu orang mencatat uang tunai yang diterima dari pelanggan, dan orang lain membuat memo kredit kepada pelanggan. Ini mengurangi risiko bahwa seorang karyawan akan mengalihkan pembayaran yang masuk dari pelanggan dan menutupi pencurian dengan kredit yang sesuai ke rekening pelanggan tersebut.
Inventaris . Satu orang memesan barang dari pemasok, dan satu orang lagi memasukkan barang yang diterima di sistem akuntansi. Hal ini membuat orang yang membeli tidak mengalihkan barang yang masuk untuk digunakan sendiri.
Penggajian . Satu orang mengumpulkan informasi gaji kotor dan gaji bersih untuk daftar gaji, dan orang lain memverifikasi perhitungannya. Hal ini membuat petugas penggajian tidak meningkatkan kompensasi beberapa karyawan secara artifisial, atau dari membuat dan membayar karyawan palsu.
Masalah dengan pemisahan tugas adalah bahwa hal itu jauh lebih tidak efisien dan lebih memakan waktu daripada meminta satu orang bertanggung jawab atas semua aspek transaksi. Dengan demikian, Anda harus memeriksa tradeoff antara meningkatkan tingkat kontrol dan mengurangi jumlah efisiensi saat memutuskan apakah akan menerapkan pemisahan tugas di beberapa area. Sangat mungkin bahwa peningkatan kontrol tidak cukup untuk mengimbangi tingkat efisiensi yang berkurang.
Kesalahpahaman tentang pemisahan tugas adalah mengurangi jumlah kesalahan akuntansi. Ini hanya terjadi jika ada entri data duplikat, atau jika beberapa orang memverifikasi pekerjaan satu sama lain. Ini bukan tujuan dari konsep pemisahan tugas, yang ditargetkan untuk memberikan tugas tertentu kepada satu orang, dan tugas lainnya kepada orang lain - konsep tersebut tidak dirancang untuk duplikasi tugas, sehingga kesalahan akuntansi tidak mungkin dapat dikurangi .
Istilah Serupa
Pemisahan tugas juga dikenal sebagai segregation of duty.
