Dokumen sumber
Dokumen sumber adalah basis fisik di mana transaksi bisnis dicatat. Dokumen sumber biasanya disimpan untuk digunakan sebagai bukti ketika auditor kemudian meninjau laporan keuangan perusahaan, dan perlu memverifikasi bahwa transaksi sebenarnya telah terjadi. Mereka biasanya berisi informasi berikut:
Penjelasan tentang transaksi bisnis
Tanggal transaksi
Sejumlah uang tertentu
Tanda tangan otorisasi
Banyak dokumen sumber juga dicap untuk menunjukkan persetujuan, atau untuk menuliskan tanggal saat ini atau akun yang akan digunakan untuk mencatat transaksi yang mendasarinya.
Dokumen sumber tidak harus berupa dokumen kertas. Bisa juga elektronik, seperti catatan elektronik jam kerja karyawan, seperti yang dimasukkan ke dalam sistem ketepatan waktu perusahaan melalui smartphone.
Contoh dokumen sumber, dan transaksi bisnis terkait yang muncul dalam catatan keuangan, adalah:
Pernyataan bank . Ini berisi sejumlah penyesuaian pada saldo buku kas perusahaan yang harus dirujuk oleh perusahaan agar catatannya selaras dengan catatan bank.
Kaset mesin kasir . Ini dapat digunakan sebagai bukti penjualan tunai, yang mendukung pencatatan transaksi penjualan.
Tanda terima kartu kredit . Ini dapat digunakan sebagai bukti pencairan dana dari kas kecil.
Lockbox memeriksa gambar . Gambar-gambar ini mendukung pencatatan penerimaan kas dari pelanggan.
Slip pengepakan . Ini menjelaskan item yang dikirim ke pelanggan, dan mendukung pencatatan transaksi penjualan.
Pesanan penjualan . Dokumen ini, jika digabungkan dengan bill of lading dan / atau daftar pengepakan, dapat digunakan untuk menagih pelanggan, yang pada gilirannya menghasilkan transaksi penjualan.
Faktur pemasok . Ini adalah dokumen sumber yang mendukung penerbitan uang tunai, cek, atau pembayaran elektronik ke pemasok. Faktur pemasok juga mendukung pencatatan biaya, item inventaris, atau aset tetap.
Kartu waktu . Ini mendukung penerbitan cek gaji atau pembayaran elektronik kepada seorang karyawan. Jika jam kerja karyawan ditagihkan ke pelanggan, maka itu juga mendukung pembuatan faktur pelanggan.
Misalnya, sebuah perusahaan bergerak dalam bisnis konsultasi. itu mengumpulkan informasi jam kerja dari lembar waktu karyawan, yang kemudian dimasukkan dalam faktur pelanggan yang pada gilirannya menghasilkan pembuatan transaksi penjualan dan piutang. Jadi, dalam situasi ini, timesheet adalah dokumen sumber untuk transaksi penjualan.
Ada sejumlah kemungkinan pengendalian yang dapat digunakan untuk mengurangi risiko bahwa dokumen sumber tidak dicatat dengan benar dalam sistem akuntansi. Salah satu kontrol yang lebih umum adalah memberi nomor dokumen sebelumnya, sehingga dokumen yang hilang lebih mudah dilacak. Pengendalian lainnya adalah dengan merekonsiliasi saldo akun ke dokumen sumber pendukung untuk melihat apakah ada dokumen yang belum tercatat, atau jika beberapa transaksi yang tercatat di akun tersebut tampaknya tidak memiliki dokumen sumber pendukung.
Berbagai peraturan mewajibkan beberapa dokumen sumber disimpan selama beberapa tahun. Mungkin juga bijaksana untuk menyimpan dokumen-dokumen ini terlepas dari peraturannya, jika hanya untuk memberikan bukti jika terjadi tuntutan hukum, atau untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Untuk alasan ini, perusahaan harus mengadopsi kebijakan pemusnahan dokumen yang secara ketat mengontrol penghancuran atau bentuk lain dari penghapusan dokumen sumber hingga beberapa tahun berlalu.
