Sistem kotak kunci
Lockbox adalah alamat surat yang dioperasikan oleh bank di mana perusahaan mengarahkan pelanggannya untuk mengirimkan pembayaran mereka. Bank membuka surat masuk, menyimpan semua dana yang diterima di rekening bank perusahaan, dan memindai pembayaran dan informasi pengiriman uang. Gambar yang dipindai diposting ke situs web yang aman, di mana staf akuntansi perusahaan dapat mengakses gambar untuk menerapkan pembayaran ke piutang dagang.
Sistem kotak kunci adalah susunan dari beberapa kotak kunci yang ditempatkan secara strategis di dekat kelompok geografis pelanggan perusahaan, sehingga waktu pengiriman surat dari pelanggan ke kotak kunci diminimalkan. Sistem kotak kunci didorong oleh bank, yang memperoleh biaya bulanan tetap untuk setiap kotak kunci, serta biaya layanan untuk setiap pembayaran yang diproses. Misalnya, sebuah perusahaan di Boston mungkin memilih untuk memiliki kotak kunci di Chicago, Los Angeles, Houston, dan Miami, untuk mengurangi jumlah mail float untuk pembayaran yang dilakukan dari pelanggan yang berlokasi di dekat kota-kota ini.
Bank menyediakan layanan peninjauan berkala untuk mencocokkan alamat asal pembayaran pelanggan ke lokasi kotak kunci, untuk melihat apakah konfigurasi kotak kunci dioptimalkan. Jika tidak, kotak kunci dialihkan ke lokasi yang lebih berpusat pada pelanggan, dan pelanggan diberitahu untuk mengubah alamat kirim-ke mereka ke lokasi baru. Terus menggeser lokasi kotak kunci tidak disarankan, karena mengganggu hutang karyawan pelanggan, yang harus terus memperbarui alamat bayar-ke di sistem komputer mereka.
Sistem lockbox adalah cara terbaik untuk mengurangi mail float untuk perusahaan besar yang memiliki basis pelanggan nasional atau internasional. Perusahaan yang lebih kecil dengan basis pelanggan lokal jarang perlu menggunakan lebih dari satu lockbox di bank lokal, karena pengurangan mail float lebih dari diimbangi oleh biaya bank terkait.
Karena metode pembayaran secara bertahap bergeser dari cek dan mendukung pembayaran elektronik, kebutuhan akan sistem lockbox cenderung menurun.
