Pencocokan tiga arah

Pencocokan tiga cara adalah teknik verifikasi pembayaran untuk memastikan bahwa faktur pemasok valid. Ketika departemen hutang menerima faktur dari pemasok, itu cocok dengan informasi berikut:

  • Informasi di faktur pemasok ke salinan pesanan pembelian terkait yang telah diteruskan kepadanya oleh departemen pembelian. Pesanan pembelian menyatakan jumlah dan harga di mana perusahaan setuju untuk membeli barang atau jasa yang tertera pada faktur pemasok.

  • Faktur pemasok untuk dokumentasi penerimaan diteruskan ke departemen akuntansi oleh departemen penerima, untuk memastikan bahwa barang telah diterima, bahwa mereka dalam jumlah yang benar, dan bahwa mereka dalam kondisi baik.

Jadi, konsep "pencocokan tiga arah" mengacu pada pencocokan tiga dokumen - faktur, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan - untuk memastikan bahwa pembayaran harus dilakukan. Prosedur tersebut digunakan untuk memastikan bahwa hanya pembelian resmi yang diganti, sehingga mencegah kerugian akibat penipuan dan kecerobohan.

Jika pencocokan tiga arah ini mengungkapkan bahwa faktur pemasok dalam keadaan baik, maka staf bagian hutang memproses faktur untuk pembayaran. Jika tidak, staf akan menghubungi pemasok mengenai masalah apa pun yang ditemukan, yang dapat mengakibatkan penerbitan faktur yang direvisi atau mungkin memo kredit oleh pemasok.

Konsep pertandingan tiga arah memang bermasalah. Ini sangat padat karya, dan mungkin sulit untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan, yang dapat mengakibatkan pembayaran tertunda sementara staf bagian hutang mencari informasi yang hilang. Penundaan dapat mengganggu pemasok, dan juga mencegah perusahaan mengambil diskon pembayaran lebih awal. Anda dapat membuat pencocokan tiga cara lebih efisien dengan:

  • Mengecualikan tagihan kecil dan tagihan berulang dari persyaratan pencocokan.

  • Mengizinkan staf bagian hutang untuk menyetujui faktur jika harga dan unit yang tercantum dalam faktur pemasok berada dalam beberapa persen dari jumlah yang ditentukan dalam pesanan pembelian.

Ada juga solusi pencocokan tiga arah otomatis yang tersedia yang memerlukan penggunaan sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang terintegrasi penuh, tetapi bahkan solusi ini akan menendang beberapa transaksi di mana solusi otomatis gagal, memerlukan penyelidikan manual atas ketidaksesuaian. Sistem otomatis ini sangat mahal sehingga bukan solusi yang tepat untuk bisnis kecil.

Artikel Terkait