Bagaimana merekonsiliasi persediaan
Untuk merekonsiliasi inventaris, bandingkan jumlah inventaris dalam catatan perusahaan dengan jumlah aktual di rak gudang, cari tahu mengapa ada perbedaan antara kedua jumlah tersebut, dan sesuaikan catatan untuk mencerminkan analisis ini. Rekonsiliasi inventaris adalah bagian penting dari penghitungan siklus, karena staf gudang menggunakannya untuk terus memperbarui keakuratan catatan inventarisnya. Keakuratan catatan inventaris diperlukan untuk memastikan bahwa barang pengganti dipesan tepat waktu, bahwa inventaris dinilai dengan benar, dan bahwa suku cadang tersedia untuk dijual atau diproduksi bila diperlukan. Rekonsiliasi persediaan juga diperlukan untuk memastikan bahwa jumlah persediaan aktual dan tercatat sama pada akhir tahun, sehingga tidak ada masalah pada saat persediaan diaudit.
Rekonsiliasi inventaris tidak sesederhana menyesuaikan saldo buku agar sesuai dengan hitungan fisik. Mungkin ada alasan lain mengapa terdapat perbedaan antara kedua angka tersebut yang tidak dapat dikoreksi dengan penyesuaian tersebut. Secara khusus, Anda harus mempertimbangkan untuk mengikuti salah satu atau semua langkah berikut:
Hitung ulang inventaris . Seseorang mungkin salah menghitung inventaris. Jika demikian, minta orang yang berbeda menghitungnya lagi (karena penghitung pertama dapat membuat kesalahan penghitungan yang sama untuk kedua kalinya). Lebih lanjut, jika hitungan fisik tampaknya jauh lebih rendah daripada saldo buku, ada kemungkinan ada lebih banyak inventaris di lokasi kedua - jadi lihat-lihat untuk cache kedua. Penghitungan ulang adalah alasan yang paling mungkin untuk suatu varian, jadi pertimbangkan langkah ini terlebih dahulu.
Cocokkan satuan ukuran . Apakah satuan ukuran yang digunakan untuk hitungan dan neraca buku sama? Satu mungkin dalam satuan individu (dikenal sebagai "eaches"), sementara yang lain mungkin dalam lusinan, atau kotak, atau pound, atau kilogram. Jika Anda sudah pernah melakukan penghitungan ulang dan masih ada selisih yang lipat-lipatnya, kemungkinan besar satuan ukuran yang menjadi masalah.
Verifikasi nomor bagian . Mungkin saja Anda salah membaca nomor bagian item di rak, atau menebak-nebak identifikasinya karena tidak ada nomor bagian sama sekali. Jika demikian, dapatkan pendapat kedua dari staf gudang berpengalaman, atau bandingkan item tersebut dengan deskripsi dalam catatan master item. Pilihan lain adalah mencari beberapa item lain yang memiliki varian hitung unit ke arah yang berlawanan - itu bisa menjadi nomor bagian yang Anda cari.
Cari dokumen yang hilang . Ini adalah sumber besar masalah rekonsiliasi inventaris. Jumlah unit dalam catatan inventaris mungkin salah karena transaksi telah terjadi, tetapi belum ada yang mencatatnya. Ini adalah masalah besar bagi penghitung siklus, yang mungkin harus mencari-cari dokumen yang tidak terpusat semacam ini sebelum mereka merasa nyaman dalam membuat penyesuaian pada catatan inventaris. Contoh lain dari masalah ini adalah kuitansi yang belum masuk (sehingga pencatatan persediaan terlalu rendah) atau penerbitan dari gudang ke area produksi yang belum dimasuki (sehingga pencatatan persediaan terlalu tinggi).
Periksa memo . Scrap dapat muncul di mana saja di perusahaan (terutama produksi), dan staf dapat dengan mudah mengabaikan pencatatannya yang tepat dalam catatan inventaris. Jika Anda melihat varian sederhana di mana catatan inventaris selalu hanya sedikit lebih tinggi daripada jumlah fisik, ini kemungkinan penyebabnya.
Selidiki kemungkinan kepemilikan pelanggan . Jika Anda tidak memiliki catatan item persediaan sama sekali dalam catatan akuntansi, mungkin ada alasan bagus untuk itu, yaitu perusahaan tidak memilikinya - pelanggan memilikinya. Ini sangat umum terjadi ketika perusahaan merombak atau meningkatkan produk untuk pelanggannya.
Selidiki kemungkinan kepemilikan pemasok . Untuk menindaklanjuti item terakhir, mungkin juga Anda memiliki item dalam stok yang merupakan konsinyasi dari pemasok, dan oleh karena itu dimiliki oleh pemasok. Ini paling umum di lingkungan ritel, dan tidak mungkin di tempat lain.
Selidiki catatan backflushing . Jika perusahaan Anda menggunakan backflushing untuk mengubah catatan inventaris (di mana Anda membebaskan inventaris berdasarkan jumlah barang jadi yang diproduksi), maka bill of material dan nomor produksi barang jadi sebaiknya keduanya dalam kondisi sangat baik, atau proses rekonsiliasi akan menyakitkan. . Backflushing tidak disarankan kecuali pencatatan manufaktur Anda luar biasa.
Terima variansnya . Jika semua bentuk investigasi gagal, maka Anda benar-benar tidak punya pilihan selain mengubah catatan inventaris agar sesuai dengan hitungan fisik. Ada kemungkinan bahwa beberapa kesalahan lain pada akhirnya akan ditemukan yang menjelaskan perbedaan tersebut, tetapi untuk saat ini Anda tidak dapat meninggalkan varians; jika ragu, hitungan fisiknya benar.
Kursus Terkait
Cara Mengaudit Inventaris
Manajemen persediaan
