Siklus pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan perolehan dan pembayaran barang dan jasa. Kegiatan tersebut meliputi penentuan apa yang perlu dibeli, kegiatan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok. Sebagian besar masukan ke siklus pengeluaran berasal dari siklus penjualan, di mana persyaratan pembelian didorong oleh volume dan jenis pesanan pelanggan.
Siklus pengeluaran terdiri dari beberapa komponen yang berbeda, termasuk permintaan barang dan jasa, pemilihan pemasok, pemesanan barang dan jasa, penerimaan mereka, dan pembayaran berikutnya untuk mereka. Siklus pengeluaran penuh berisi kegiatan-kegiatan berikut:
Tentukan barang dan jasa yang perlu dipesan. Sebagian besar barang yang akan dipesan dibutuhkan oleh proses produksi. Untuk melakukannya, sistem menghitung komponen yang perlu tersedia untuk produksi terjadwal dan mengurangi bahan mentah yang tersedia dan yang tidak dialokasikan untuk mendapatkan jumlah yang harus diperoleh. Alternatifnya, jika barang atau jasa diperlukan untuk fungsi penjualan atau administrasi, pengguna mengisi formulir daftar permintaan yang merinci persyaratannya dan meneruskannya ke departemen pembelian.
Saat barang dibeli untuk produksi yang sedang berlangsung, sistem akan menyajikan kepada staf pembelian pesanan pembelian awal, menggunakan pemasok pilihan yang tercantum dalam file induk inventaris untuk setiap barang yang akan dibeli. Staf pembelian meninjau dan menyetujui pesanan ini, yang kemudian dikirim secara elektronik langsung ke pemasok, atau dicetak dan dikirimkan kepada mereka.
Ketika barang dan jasa non-standar diminta, staf pembelian menyelidiki kemungkinan pemasok, memilih yang terbaik, dan mengeluarkan pesanan pembelian kepada mereka.
Saat barang diterima, departemen penerima mengakses pesanan pembelian terbuka dalam sistem dan memasukkan jumlah yang diterima.
Ketika faktur pemasok diterima, mereka masuk ke sistem oleh staf bagian hutang. Sistem kemudian membandingkan faktur ini dengan pesanan pembelian yang mengotorisasi dan menerima informasi untuk menentukan apakah faktur dapat dibayar. Mungkin ada banyak pekerjaan rekonsiliasi manual pada tahap ini. Hasilnya adalah satu set faktur yang telah disetujui untuk pembayaran.
Sistem menjadwalkan pembayaran kepada pemasok berdasarkan persyaratan pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya dengan masing-masing. Ketika tanggal pembayaran yang dijadwalkan tiba, sistem akan memproses sejumlah pembayaran, yang akan berupa transfer dana elektronik atau cek.
