Siklus pengumpulan uang tunai
Siklus pengumpulan kas adalah jumlah hari yang dibutuhkan untuk menagih piutang. Ukuran tersebut penting untuk melacak kemampuan bisnis untuk memberikan jumlah kredit yang wajar kepada pelanggan yang layak, serta untuk menagih piutang pada waktu yang tepat. Konsepnya tidak sama dengan cash conversion cycle, yaitu periode yang lebih lama dimulai dengan keluarnya uang tunai untuk membayar barang dan diakhiri dengan penerimaan kas dari hasil penjualan barang tersebut. Perhitungan siklus penagihan adalah membagi penjualan kredit tahunan dengan 365, dan membagi hasilnya menjadi piutang rata-rata. Rumusnya adalah:
Piutang rata-rata ÷ (Penjualan kredit tahunan ÷ 365)
Siklus pengumpulan kas harus dibuat sesingkat mungkin karena alasan berikut:
Pengumpulan cepat berarti lebih banyak uang tunai, yang mengurangi persyaratan pinjaman perusahaan
Faktur yang lebih lama mungkin tidak dapat diterima sebagai jaminan atas pinjaman
Faktur lama mungkin tidak dapat diterima untuk diskon faktur
Faktur biasanya lebih sulit untuk dikumpulkan jika semakin lama masih belum dibayar
Sebaliknya, siklus pengumpulan kas yang lebih lama mungkin dapat diterima jika manajemen menggunakan kebijakan kredit yang lebih longgar untuk memberikan kredit kepada pelanggan yang lebih marjinal dengan kemungkinan pengumpulan lebih rendah dari biasanya.
Anda harus selalu berusaha menagih piutang yang belum dibayar lebih cepat, untuk mempercepat arus kas. Beberapa teknik untuk melakukannya adalah:
Faktur segera . Selalu terbitkan faktur kepada pelanggan segera setelah pengiriman barang dagangan atau penyediaan layanan telah selesai. Jika tidak, Anda menunda pengumpulan dengan tidak pernah memberikan dokumen apa pun kepada pelanggan untuk dibayar.
Hubungi pelanggan sebelum tanggal jatuh tempo . Mungkin hemat biaya untuk menghubungi pelanggan tersebut dengan saldo piutang yang lebih besar sebelum tanggal jatuh tempo faktur. Alasannya adalah Anda mungkin menemukan masalah pembayaran yang dapat segera Anda tangani, bukan beberapa minggu kemudian, saat Anda biasanya menyadari masalah tersebut.
Surat Dunning . Mengirimkan pemberitahuan otomatis kepada pelanggan, mengingatkan mereka bahwa pembayaran akan segera jatuh tempo, atau sekarang telah lewat jatuh tempo. Ada berbagai cara untuk mengirim surat yang menarik untuk menarik perhatian penerimanya, seperti dengan pengiriman semalam.
Dapatkan pembayaran dalam jumlah yang tidak perlu dipersoalkan . Jika pelanggan mengeluh tentang item baris tertentu di faktur, maka bersikeras bahwa pelanggan membayar semua item baris lainnya - sambil terus menyelidiki satu item yang disengketakan.
Kunjungan pribadi . Jauh lebih sulit bagi pelanggan untuk menunda pembayaran saat Anda duduk di hadapan mereka. Jelas, ini hanya hemat biaya untuk saldo tunggakan yang sangat besar.
Penjual mengumpulkan . Jika perusahaan Anda menggunakan staf penjualan langsung untuk melakukan penjualan, orang-orang ini memiliki kontak terbaik di pelanggan, dan begitu juga dengan posisi terbaik untuk mengumpulkan pembayaran.
Ambil kembali barang dagangan . Jika pelanggan tidak dapat membayar, dan Anda menjualnya barang dagangan, maka cobalah untuk memulihkan dan menjual kembali barang dagangan tersebut.
Terbitkan surat pengacara . Juga dikenal sebagai "nastygram", ini adalah ancaman tindakan hukum tanpa benar-benar mengambil tindakan hukum. Ini adalah cara yang relatif murah untuk melibatkan pengacara, dan biasanya dikeluarkan dengan kop surat pengacara.
Serahkan ke agen penagihan . Jika tidak ada metode lain yang berhasil, serahkan akun tersebut ke agen penagihan, yang mungkin lebih agresif dengan aktivitas pengumpulannya daripada yang Anda inginkan.
