Bagaimana cara menagih piutang
Penagihan piutang sangat penting, karena menyediakan uang tunai yang dibutuhkan untuk mendukung operasi perusahaan. Mengumpulkan piutang bukan hanya tugas departemen penagihan. Sebaliknya, ini membutuhkan upaya di seluruh perusahaan, karena koleksi dapat ditingkatkan sebelum faktur diterbitkan kepada pelanggan. Pertimbangkan langkah-langkah berikut untuk mengumpulkan piutang:
Penyelesaian Masalah Internal
Sebagian besar dari semua faktur pelanggan tidak dibayar karena pelanggan tidak puas dengan barang atau jasa yang mereka terima. Ini bukan kesalahan departemen koleksi. Sebaliknya, tim manajemen senior harus dilibatkan dalam menindaklanjuti setiap masalah yang ditunjukkan oleh pelanggan, seperti produk gagal, layanan tidak memadai, barang rusak, barang salah dikirim, dan sebagainya. Dalam banyak kasus, proses internal yang menyebabkan masalah ini akan melakukannya lagi hingga tindakan korektif diambil. Singkatnya, harus ada lingkaran umpan balik aktif yang mengirimkan keluhan pelanggan kembali ke grup manajemen inti untuk penyelesaian masalah yang berkelanjutan.
Manajemen Koleksi
Siapa pun yang terlibat dalam pengumpulan harus diberi waktu dan sumber daya untuk terlibat dalam pengumpulan dengan cara yang efisien. Item berikut dapat membantu meningkatkan efisiensi departemen:
Memposting . Posting uang tunai segera, sehingga staf penagihan tidak menelepon pelanggan tentang faktur yang telah mereka bayarkan.
Database . Sistem pengumpulan terkomputerisasi yang melacak janji pelanggan, memanggil pelanggan secara otomatis, mengirim faktur secara otomatis, dan sebagainya. Ini sangat meningkatkan efisiensi staf koleksi.
Dukungan staf . Staf administrasi yang menjauhkan semua gangguan yang tidak perlu dari staf penagihan.
Penjadwalan staf . Penjadwalan kerja yang membuat staf koleksi tidak terlibat dalam aktivitas apa pun selain koleksi selama jam panggilan puncak.
Teknik Pengumpulan
Ada berbagai teknik standar yang digunakan untuk menghubungi pelanggan dan menarik janji pembayaran dari mereka. Contoh dari metode yang lebih umum adalah:
Keluarkan surat atau e-mail yang licik ketika tampaknya pelanggan membutuhkan pengingat dengan kata-kata yang lembut. Beberapa perusahaan menggunakan serangkaian komunikasi ini, masing-masing dengan kata-kata yang semakin nyaring.
Bagilah piutang yang telah jatuh tempo menjadi beberapa kelompok, dengan faktur dolar tertinggi menerima perhatian paling terus-menerus. Melakukan hal itu memusatkan perhatian pada pengumpulan beberapa faktur yang merupakan sebagian besar dari piutang yang telah jatuh tempo.
Libatkan staf penjualan dalam upaya pengumpulan untuk tugas-tugas pengumpulan yang lebih besar atau lebih sulit, di mana koneksi pelanggan mereka dapat membantu.
Tawarkan untuk mengambil kembali barang yang jelas pembayarannya tidak akan diterima.
Libatkan firma hukum dalam koleksi. Menerbitkan pemberitahuan di atas kop surat firma hukum dapat menyampaikan kesan bahwa perusahaan akan mengambil tindakan hukum terhadap pelanggan.
Ajukan klaim terhadap pelanggan di pengadilan klaim kecil.
