Definisi pembelian
Pembelian adalah akuisisi barang dan jasa yang terorganisir atas nama entitas pembeli. Aktivitas pembelian diperlukan untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibutuhkan diperoleh secara tepat waktu dan dengan biaya yang wajar. Departemen pembelian sangat diperlukan dalam bisnis manufaktur, di mana sejumlah besar bahan mentah dan komponen harus diperoleh secara berulang. Tujuan utama departemen pembelian adalah sebagai berikut:
Untuk menemukan pemasok yang dapat menyediakan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan pembeli.
Untuk membeli barang yang memenuhi spesifikasi kualitas pembeli.
Untuk menciptakan aliran pengiriman ke tempat pembeli yang meminimalkan investasi persediaan bahan baku sambil tetap memastikan bahwa barang tersedia sesuai kebutuhan.
Untuk meminimalkan jumlah uang tunai yang diinvestasikan dalam persediaan.
Aktivitas pembelian yang umum adalah sebagai berikut:
Terima dan verifikasi daftar permintaan pembelian dari seluruh perusahaan.
Cari pemasok berkualitas yang dapat memenuhi kebutuhan pembeli.
Mempersiapkan dan menerbitkan dokumen permintaan proposal (RFP) kepada pemasok yang memenuhi syarat.
Evaluasi tanggapan pemasok terhadap RFP, pilih pemenang, dan negosiasikan kontrak.
Terbitkan pesanan pembelian kepada pemasok yang mengotorisasi pembelian. Perintah pembelian induk dapat dikeluarkan jika ada sejumlah pengiriman yang direncanakan dalam pengaturan pembelian.
Mengelola kontrak yang memiliki durasi lebih lama.
Tinjau pesanan pembelian terbuka untuk melihat apakah ada yang harus ditutup.
Fungsi pembelian ada kecenderungan macet dalam urusan administrasi, yaitu terkait dengan penggunaan prosedur penawaran yang berlebihan dan penerbitan purchase order. Fungsi ini dapat disederhanakan dengan mengganti penawaran dengan pengaturan sumber tunggal untuk sebagian besar pembelian. Selain itu, pembelian berbiaya rendah sekarang dilakukan dengan kartu pengadaan, sehingga menghindari penggunaan pesanan pembelian.
Departemen pembelian dapat mengoperasikan paket perangkat lunak pembelian berdiri sendiri, meskipun sistem lebih efektif jika diintegrasikan ke dalam perangkat lunak fungsi penerimaan dan hutang dagang.
Istilah Serupa
Pembelian juga dikenal sebagai pengadaan.
