Uang tunai dan akun pendek
Akun kas atas dan akun pendek adalah akun di buku besar. Akun tersebut menyimpan jumlah di mana saldo kas akhir yang sebenarnya berbeda dari saldo buku awal kas di tangan, plus atau minus setiap transaksi kas yang tercatat selama periode tersebut.
Penggunaan utama cash over dan short account adalah di lingkungan ritel atau perbankan yang padat uang, serta untuk menangani kas kecil. Dalam kasus ini, varian uang tunai harus disimpan dalam satu akun yang mudah diakses. Informasi ini kemudian digunakan untuk melacak mengapa tingkat kas berbeda dari ekspektasi, dan untuk menghilangkan situasi ini melalui penggunaan prosedur, kontrol, dan pelatihan karyawan yang lebih baik. Dengan demikian, akun tersebut digunakan sebagai dasar kontrol detektif.
Rekening tunai dan rekening pendek adalah alat yang sangat baik untuk melacak situasi penipuan, terutama bila dilacak di tingkat sub rekening untuk mesin kasir tertentu, kotak kas kecil, dan sebagainya. Pemeriksaan akun pada tingkat detail ini mungkin menunjukkan pola pencurian tunai tingkat rendah yang berkelanjutan, yang dapat ditindaklanjuti oleh manajemen. Misalnya, situasi penipuan dapat ditelusuri kembali ke orang yang secara langsung bertanggung jawab atas mesin kasir atau kotak kas kecil.
Akun cash over dan short adalah akun pengeluaran, dan biasanya digabungkan ke dalam item baris "biaya lain-lain" dalam laporan laba rugi. Saldo di akun tersebut cenderung cukup kecil. Saldo yang lebih besar di akun lebih cenderung memicu penyelidikan, sementara itu mungkin tidak hemat biaya untuk menyelidiki saldo kecil.
Sebagai contoh bagaimana cash over dan short account beroperasi, pengontrol melakukan peninjauan bulanan terhadap kotak kas kecil yang seharusnya berisi saldo kas standar sebesar $ 200. Dia menemukan bahwa kotak itu berisi uang tunai $ 45 dan kuitansi $ 135, yang totalnya hanya $ 180. Oleh karena itu, uang tunai $ 20 hilang. Kekurangan kas ini dicatat sebagai debit ke akun kas atas dan akun pendek (yang merupakan biaya) dan kredit ke kas kecil atau akun kas (yang merupakan pengurangan aset).
Alternatifnya, jika ada terlalu banyak uang tunai di kotak kas kecil (kondisi yang jarang terjadi!), Entri akan dibalik, dengan debit ke kas dan kredit ke kas dan akun pendek.
