Permintaan proxy

Permintaan proxy berisi materi tentang entitas penerbit yang dibutuhkan investor untuk membuat keputusan yang tepat tentang suara pemegang saham. Penerbitan ini diperlukan untuk perusahaan terbuka. Persyaratan bagi setiap perusahaan terbuka adalah mengadakan setidaknya satu rapat pemegang saham per tahun. Mungkin ada kebutuhan untuk pertemuan tambahan, jika perusahaan membutuhkan persetujuan pemegang saham untuk item tambahan, seperti perubahan dalam anggaran dasar atau peningkatan jumlah direktur. Keadaan rapat ini diatur oleh hukum negara bagian tempat perusahaan didirikan. Undang-undang negara bagian mungkin, misalnya, mensyaratkan pertemuan dilakukan dalam beberapa hari tertentu pada akhir tahun fiskal.

Permintaan Proxy

Sebelum rapat pemegang saham diadakan, perusahaan harus mengeluarkan permintaan kuasa kepada pemegang saham yang memiliki hak suara. Ajakan ini berisi informasi tentang perusahaan, dan juga mencatat semua item yang membutuhkan suara pemegang saham. Isi pasti dari dokumen permintaan proxy diatur oleh Aturan 14a-3 dari Securities and Exchange Commission (SEC). Aturan tersebut menetapkan sejumlah jenis informasi untuk disertakan dalam ajakan tersebut, termasuk:

• Informasi tentang di mana dan kapan pertemuan akan diadakan
• Tanggal dimana pemegang saham harus menyerahkan proposal mereka untuk dimasukkan dalam permohonan
• Metode untuk mencabut proxy, jika diizinkan
• Hak apa pun untuk menilai orang yang tidak setuju
• Kepentingan apa pun yang mungkin dimiliki direktur dan pejabat perusahaan dalam hal-hal yang dipilih
• Ringkasan sekuritas pemungutan suara yang beredar dan siapa yang memilikinya
• Tanggal pencatatan yang digunakan untuk menentukan pemegang saham mana yang dapat memberikan suara
• Hubungan apa pun yang mungkin dimiliki direktur dengan perusahaan
• Kompensasi dibayarkan kepada pejabat dan direktur
• Jumlah yang dibayarkan kepada auditor perusahaan untuk audit dan layanan lainnya
• Penjelasan tentang manfaat, bonus, pensiun, atau program serupa yang akan dipilih
• Penjelasan tentang sekuritas yang akan diotorisasi untuk diterbitkan
• Penjelasan tentang properti apa pun yang rencananya akan dibuang atau diperoleh perusahaan
• Penjelasan tentang setiap perubahan yang diusulkan pada anggaran dasar perusahaan
• Laporan tahunan atau Formulir 10-K (jika permintaannya untuk pertemuan tahunan)

Semua informasi sebelumnya diberikan kepada pemegang saham bersama dengan kartu proxy. Kartu tersebut digunakan oleh pemegang saham untuk memilih atau menentang proposal perusahaan, atau abstain dari mereka.

Persetujuan SEC dari Proxy

Jika ajakan tersebut mencakup pemungutan suara pada topik selain pemilihan direktur atau persetujuan auditor, itu harus terlebih dahulu disetujui oleh SEC. Jika SEC tidak menanggapi dalam waktu 10 hari yang direncanakan untuk mengomentari permintaan tersebut, maka perusahaan dapat menerbitkannya kepada pemegang saham. Jika tidak, SEC memiliki waktu 30 hari untuk berkomentar.

Tanggal Proxy yang Berlaku

Bahan penting dari permintaan proxy adalah seperangkat tanggal, yaitu:

• Catat tanggal . Tanggal di mana perusahaan mengidentifikasi pemegang saham mana yang berhak memberikan suara pada rapat pemegang saham. Biasanya tidak lebih dari 60 hari sebelum tanggal rapat.
• Tanggal pengiriman . Tanggal di mana materi proxy akan dikirimkan.
• Tanggal pertemuan . Tanggal rapat pemegang saham. Ini biasanya dibatasi oleh undang-undang negara bagian menjadi setidaknya 10 hari setelah tanggal pengiriman. Intervalnya biasanya beberapa minggu lebih lama, untuk memberikan waktu kepada pemegang saham untuk menyerahkan kartu proxy mereka.

Penghitungan Suara

Kartu proxy yang lengkap biasanya dihitung oleh agen transfer saham perusahaan, meskipun pihak lain atau perusahaan itu sendiri dapat melakukannya. Agen transfer saham adalah pilihan yang baik, karena entitas ini memiliki prosedur untuk mencatat dan mengumpulkan informasi pada kartu proxy. Informasi ini kemudian dirangkum dan dipresentasikan pada rapat pemegang saham. Ringkasan tersebut juga dimasukkan dalam risalah rapat.