Bagaimana mengidentifikasi persediaan usang

Cara termudah untuk mengidentifikasi persediaan usang tanpa sistem komputer adalah dengan meninggalkan label jumlah persediaan fisik pada semua item persediaan setelah penghitungan fisik tahunan selesai. Label yang ditempelkan pada item yang digunakan selama tahun berikutnya akan dibuang saat digunakan, hanya menyisakan item tertua yang tidak terpakai yang masih diberi tag pada akhir tahun. Anda kemudian dapat melihat-lihat gudang untuk melihat apakah cadangan usang harus dibuat untuk mereka. Namun, tag dapat jatuh atau merobek item inventaris, terutama jika lalu lintas tingkat tinggi di tempat sampah terdekat. Meskipun perekaman ekstra akan mengurangi masalah ini, kemungkinan hilangnya beberapa tag akan terjadi seiring waktu.

Bahkan sistem pelacakan inventaris terkomputerisasi yang belum sempurna kemungkinan besar akan mencatat tanggal terakhir di mana nomor bagian tertentu telah dihapus dari gudang untuk produksi atau penjualan. Jika demikian, akan mudah menggunakan penulis laporan untuk mengekstrak dan menyortir informasi ini, menghasilkan laporan yang mencantumkan semua inventaris, dimulai dengan produk dengan tanggal "terakhir digunakan" terlama. Dengan mengurutkan laporan dengan tanggal penggunaan terakhir terlama yang tercantum terlebih dahulu, Anda dapat dengan mudah sampai pada daftar jenis item yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut untuk kemungkinan keusangan. Namun, pendekatan ini tidak menghasilkan bukti yang cukup bahwa suatu barang tidak akan pernah digunakan lagi, karena mungkin merupakan komponen penting dari barang yang belum dijadwalkan untuk produksi dalam beberapa waktu, atau bagian layanan yang permintaannya rendah.

Versi lanjutan dari laporan "yang terakhir digunakan" membandingkan total penarikan inventaris dengan jumlah yang ada, yang dengan sendirinya mungkin merupakan informasi yang cukup untuk melakukan tinjauan keusangan. Ini juga mencantumkan penggunaan yang direncanakan, yang memerlukan informasi dari sistem perencanaan kebutuhan material, dan yang memberi tahu Anda tentang persyaratan penggunaan yang akan datang. Biaya tambahan untuk setiap item juga dicantumkan, untuk memberi pengguna laporan beberapa gagasan tentang penghapusan yang mungkin terjadi jika item dinyatakan usang.

Jika sistem komputer menyertakan bill of material, ada kemungkinan besar bahwa sistem tersebut juga menghasilkan laporan "jika digunakan", yang mencantumkan semua bill of material yang digunakan item inventaris. Jika tidak ada "di mana digunakan" yang tercantum pada laporan untuk suatu item, kemungkinan bagian tersebut tidak lagi diperlukan. Laporan ini paling efektif jika tagihan material dihapus dari sistem komputer atau dinonaktifkan segera setelah produk ditarik dari pasar; ini lebih jelas mengungkapkan barang-barang inventaris yang tidak lagi dibutuhkan.

Pendekatan tambahan untuk menentukan apakah suatu bagian sudah usang adalah meninjau urutan perubahan teknik. Dokumen-dokumen ini menunjukkan bahwa bagian-bagian tersebut diganti dengan yang berbeda, serta kapan peralihan tersebut dijadwalkan untuk dilakukan. Anda kemudian dapat mencari database inventaris untuk melihat berapa banyak bagian yang diganti masih dalam persediaan, yang kemudian dapat dijumlahkan, menghasilkan variasi lain pada jumlah persediaan usang yang ada.

Sumber informasi terakhir adalah laporan persediaan usang periode sebelumnya. Staf akuntansi harus melacak item ini dan memberi tahu manajemen item yang tidak ada aktivitas disposisinya.

Untuk membuat salah satu dari sistem tinjauan ini berfungsi, perlu untuk membuat kebijakan dan prosedur serta tanggal tinjauan terjadwal yang sedang berlangsung. Dengan melakukan itu, ada kemungkinan besar bahwa ulasan keusangan akan menjadi bagian rutin dari aktivitas perusahaan. Secara khusus, pertimbangkan kebijakan yang dimandatkan oleh Dewan untuk melakukan setidaknya tinjauan keusangan triwulanan, yang memberi manajemen kesempatan untuk menemukan barang-barang sebelum terlalu tua untuk dibuang dengan harga yang wajar. Kebijakan Dewan lainnya harus menyatakan bahwa manajemen akan secara aktif mencari dan membuang barang dalam proses atau barang jadi dengan tingkat kualitas yang tidak dapat diterima. Dengan demikian, barang tidak disimpan di gudang sejak awal.

Kursus Terkait

Akuntansi Persediaan

Cara Mengaudit Inventaris

Manajemen persediaan