Pelaporan waktu pengecualian
Jika memungkinkan, cobalah untuk mengecualikan karyawan dari sistem pelacakan waktu perusahaan. Alih-alih, buatlah jumlah standar jam kerja, dan hanya minta mereka mencatat waktu kerja mereka jika bervariasi dari jumlah yang telah ditentukan. Ini adalah pelacakan waktu dengan pengecualian, dan berfungsi dengan baik untuk banyak posisi di mana karyawan terlibat dalam aktivitas yang pada dasarnya sama setiap hari, dan untuk periode waktu yang sama. Pelacakan waktu dengan pengecualian adalah solusi yang sangat baik ketika karyawan tidak melihat kebutuhan untuk terus-menerus mengirimkan laporan waktu yang mendokumentasikan aktivitas yang sama; dalam situasi ini, karyawan jauh lebih kecil kemungkinannya untuk mengirimkan lembar waktu mereka tepat waktu, sehingga staf penggajian harus meluangkan waktu ekstra untuk mengingatkan mereka untuk melakukannya.
Bentuk lain dari pengecualian karyawan adalah dengan mengalihkan karyawan dari gaji per jam menjadi dibayar berdasarkan gaji. Dengan demikian, Anda sama sekali tidak perlu melacak waktu mereka, setidaknya untuk tujuan menghitung gaji mereka. Namun, jika seorang karyawan digaji tetapi waktunya dibebankan kepada pelanggan (seperti halnya konsultan), Anda harus tetap melacak waktunya; dalam situasi ini, tidak ada bedanya jika orang tersebut diklasifikasikan sebagai per jam atau digaji, karena Anda masih harus melacak waktunya.
Mengubah status karyawan menjadi gaji kemungkinan hanya akan berlaku untuk sebagian kecil karyawan, karena status ini diatur oleh peraturan federal. Pedoman utama untuk menunjuk seseorang yang memenuhi syarat untuk mendapatkan gaji adalah sebagai berikut:
Administratif . Mereka yang bertanggung jawab atas departemen administrasi, bahkan jika mereka tidak mengawasi siapa pun, dan siapa pun yang membantu manajemen dengan keputusan strategi jangka panjang.
Eksekutif . Mereka yang mengelola lebih dari 50% waktu dan mengawasi setidaknya dua karyawan.
Profesional . Mereka yang menghabiskan setidaknya 50% waktunya untuk tugas-tugas yang membutuhkan pengetahuan yang diperoleh melalui gelar sarjana empat tahun (termasuk analisis sistem, desain, dan pekerjaan pemrograman pada sistem komputer, bahkan jika gelar empat tahun tidak diperoleh). Posisi tersebut juga harus memungkinkan pengambilan keputusan independen yang berkelanjutan dan pengawasan ketat yang minimal.
Bahkan jika Anda telah mengidentifikasi seorang karyawan berpotensi dapat diubah dari posisi gaji per jam ke gaji, karyawan tersebut mungkin menganggap ini sebagai upaya untuk menolak gaji lemburnya. Jika demikian, Anda mungkin harus menawarkan gaji yang lebih tinggi untuk menenangkan karyawan, yang mungkin merupakan kenaikan gaji yang cukup besar untuk meniadakan kemungkinan peningkatan efisiensi karena tidak lagi melacak jam kerja orang tersebut. Jadi, mengubah karyawan dari gaji per jam menjadi gaji yang digaji adalah konsep yang menarik, tetapi hanya dapat diterapkan di sebagian kecil situasi.
