Periksa pembayaran melalui faks

Sangat sulit untuk menarik pembayaran cek dari pelanggan, terutama jika penjual menginginkan pengiriman segera yang akan membebani pelanggan dengan biaya pengiriman semalam. Alternatifnya adalah meminta pelanggan mengirim faks atau email gambar pindaian cek yang telah diisi dan ditandatangani kepada penjual, lalu ikuti langkah-langkah berikut:

• Dapatkan perangkat lunak pencetakan cek, yang tersedia dari banyak perusahaan (cari "perangkat lunak cek melalui faks" di mesin pencari Internet).
• Masukkan informasi dari cek ke dalam perangkat lunak.
• Cetak cek menggunakan kertas keamanan cek, yang dapat diperoleh dari toko peralatan kantor setempat. Gunakan tinta printer standar, bukan tinta pengenalan karakter tinta magnetik (MICR) khusus yang digunakan oleh bank. Perangkat lunak pencetakan cek akan menyertakan teks berikut di tempat baris tanda tangan:

TANDA TANGAN TIDAK DIBUTUHKAN

Penerima pembayaran untuk membebaskan Anda dari pembayaran dokumen ini

Tidak adanya dukungan dijamin oleh bank penerima pembayaran.

• Setor cek di bank perusahaan. Ini mungkin memerlukan pemrosesan manual oleh teller bank, karena pemindai cek bank tidak akan mendeteksi pengkodean MICR apa pun pada cek.
• Simpan salinan cek yang dikirim melalui faks atau email, sebagai bukti bahwa pelanggan mengotorisasi pembayaran.

Alternatifnya adalah mendapatkan informasi yang diperlukan untuk pembayaran cek melalui telepon, tetapi hal itu tidak memberikan bukti bahwa pelanggan setuju untuk melakukan pembayaran tersebut. Selain itu, lebih mudah membuat kesalahan saat menuliskan informasi yang diperoleh melalui telepon. Akibatnya, pendekatan ini tidak disarankan.

Namun pilihan lain adalah mengirimkan formulir kepada pelanggan untuk diisi yang mencakup semua informasi yang biasanya ditemukan pada cek, serta baris tanda tangan otorisasi. Ini harus disertai dengan cek yang tidak berlaku, sehingga penjual dapat merujuk ke nomor cek.

Hasil akhir dari proses ini adalah penghapusan total mail float dari proses pengumpulan. Pendekatan ini memakan waktu, tetapi tanpa biaya bagi pelanggan, yang mungkin menganggapnya sebagai alternatif yang menarik dibandingkan dengan membayar pengiriman semalam.

Jika Anda memilih untuk menggunakan pendekatan ini untuk mengumpulkan dana, pastikan untuk sepenuhnya mendokumentasikan langkah-langkah yang diambil, serta otorisasi yang diberikan oleh pelanggan, untuk mendapatkan bukti jika pelanggan pernah mempermasalahkan pembayaran.