Konsep akuntansi tanpa kertas
Akuntansi tanpa kertas melibatkan pemrosesan transaksi yang sepenuhnya elektronik, tanpa kertas yang terlibat dalam proses bisnis apa pun. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan proses, mengurangi tingkat kesalahan transaksi, dan menghilangkan penyimpanan dokumen. Namun, ini lebih merupakan konsep daripada kenyataan di kebanyakan organisasi. Sebaliknya, perusahaan cenderung bergerak ke arah umum operasi tanpa kertas dari waktu ke waktu dengan menerapkan sejumlah perbaikan tanpa kertas pada sistem yang ada. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mengalihkan beberapa proses ke pihak ketiga yang telah menemukan solusi tanpa kertas. Sebagai contoh:
Pelaporan biaya . Salah satu opsi tanpa kertas yang lebih populer adalah meminta karyawan masuk ke situs web yang berspesialisasi dalam penggantian laporan pengeluaran. Mereka memasukkan informasi laporan pengeluaran sesuai kebutuhan, meneruskan versi elektronik dari tanda terima jika diminta oleh sistem, dan dibayar oleh ACH. Tidak ada dokumen yang sampai ke perusahaan.
Lockbox . Pelanggan dapat mengirim pembayaran cek ke lockbox yang dioperasikan oleh bank perusahaan. Bank memindai cek dan memposting informasi ini ke situs web aman, yang diakses kasir perusahaan setiap hari untuk mengekstrak informasi pembayaran.
Penggajian . Karyawan dapat memasukkan waktu kerja mereka melalui portal online, setelah itu pemasok memproses penggajian dan mengeluarkan pembayaran ACH kepada karyawan.
Hutang . Staf bagian hutang dapat memasukkan hutang ke dalam situs web yang dikendalikan oleh bank, menentukan item mana yang harus dibayar, dan meminta bank mengeluarkan pembayaran ACH.
Hal ini juga memungkinkan untuk memiliki akuntansi tanpa kertas dengan proses internal, meskipun ini biasanya hanya mungkin jika ada sistem skala perusahaan. Jika demikian, transaksi dapat dimulai di departemen lain dan sistem secara otomatis memberi tahu staf akuntansi bahwa beberapa tindakan harus diambil. Misalnya, departemen pengiriman mengirimkan barang, dan perangkat lunak memberi tahu petugas penagihan untuk menerbitkan faktur; tidak ada pemberitahuan pengiriman berbasis kertas yang dikirim ke petugas penagihan.
Dimungkinkan juga untuk terlibat dalam akuntansi tanpa kertas sampai batas tertentu dengan memindai dokumen ke dalam basis data online, yang kemudian ditautkan ke transaksi tertentu dalam sistem akuntansi. Namun, mungkin ada banyak pekerjaan yang terlibat dalam pemindaian, dan dokumen asli mungkin masih disimpan. Akibatnya, digitalisasi dokumen yang ada tidak benar-benar membahas konsep inti dari akuntansi tanpa kertas, yaitu tidak memiliki dokumen.
