Masalah penggunaan kotak kas kecil

Kotak kas kecil adalah wadah tempat menyimpan uang, koin, dan kuitansi kecil. Kotak kas kecil biasanya digunakan karena alasan berikut:

  • Mereka secara khusus dibangun dengan kompartemen berbeda untuk uang kertas, koin, dan tanda terima.

  • Mereka biasanya memiliki kunci bawaan.

  • Mereka dapat dengan mudah disimpan di perusahaan yang aman selama di luar jam kerja.

  • Mereka dapat dengan mudah dipindahkan ke penjaga kas kecil yang berbeda, karena mereka sangat portabel.

  • Mereka terorganisir dengan baik untuk audit kas kecil.

Terlepas dari kemudahan ini, ada beberapa masalah dengan kotak kas kecil, yaitu sebagai berikut:

  • Tunduk pada pencurian . Karena portabel, kotak uang kecil dapat dengan mudah dicuri. Masalah ini dapat diatasi dengan menyimpan kotak di laci terkunci dengan sakelar kontak di bawah kotak. Jika kotak diangkat, sakelar dilepaskan dan memicu alarm.

  • Kunci lemah . Kunci pada kotak kas kecil itu murah dan mudah rusak. Satu-satunya bentuk pengamanan yang mengimbangi adalah dengan mengunci kotak di dalam lemari, laci, atau brankas yang lebih kuat.

  • Beberapa kunci . Biasanya ada kunci cadangan untuk kunci di kotak, yang berarti ada dua kunci di kantor setiap saat yang berpotensi dapat digunakan untuk membuka kotak secara curang. Kunci cadangan harus disimpan di brankas perusahaan.

  • Kemudahan akses . Kotak biasanya tidak terkunci selama jam kerja, sehingga siapa pun dapat dengan mudah mengambil uang tunai darinya. Kebijakan standar harus memastikan bahwa kotak terkunci saat tidak digunakan.

Intinya, ringan dan mudah dibawa-bawa dari kotak kas kecil menciptakan masalah keamanan yang melekat. Cara yang baik untuk mengurangi masalah ini adalah dengan memberlakukan kebijakan perusahaan untuk mencairkan uang tunai kecil hanya dalam keadaan luar biasa, dengan semua penggantian lainnya dilakukan melalui cek hutang dagang, atau dengan pembayaran awal dilakukan dengan kartu kredit perusahaan. Setelah volume permintaan kas kecil menurun, kotak kas kecil dapat disimpan secara permanen di brankas perusahaan, dan hanya dibawa keluar sebentar untuk menangani permintaan kas kecil yang langka.

Artikel Terkait