Jenis kesalahan inventaris
Kesalahan persediaan dapat menyebabkan saldo persediaan akhir menjadi tidak benar, yang pada akhirnya mempengaruhi harga pokok penjualan dan laba. Mengingat dampak laporan keuangan yang parah dari kesalahan inventaris, orang harus menyadari jenis kesalahan yang dapat terjadi dalam sistem inventaris. Berikut beberapa kesalahan umum yang harus diperhatikan:
Jumlah unit salah . Mungkin kesalahan yang paling jelas, ini adalah ketika penghitungan fisik persediaan salah, mengakibatkan jumlah persediaan yang terlalu tinggi atau rendah yang kemudian diterjemahkan menjadi kesalahan penilaian ketika Anda mengalikannya dengan biaya unit.
Satuan ukuran salah . Ini adalah saat Anda menghitung jumlah tertentu dan memasukkannya ke dalam catatan akuntansi, tetapi satuan ukuran yang ditentukan dalam file master item untuk item tersebut berbeda dari yang Anda asumsikan. Jadi, Anda mungkin menghitung dalam satuan satuan, tetapi satuan ukuran di komputer disetel ke lusinan, sehingga jumlah Anda sekarang salah dengan faktor dua belas. Variasi lainnya menggunakan inci, bukan sentimeter, atau ons, bukan pound.
Biaya standar salah . Dalam sistem penetapan biaya standar, Anda menyimpan biaya standar suatu item dalam file master item. Jika tidak ada yang menyesuaikan angka ini dengan biaya sebenarnya, maka persediaan akan dinilai dengan biaya yang tidak sesuai dengan biaya sebenarnya.
Pelapisan inventaris salah . Jika Anda menggunakan sistem pelapisan biaya inventaris, seperti FIFO atau LIFO, sistem harus menetapkan biaya untuk suatu item berdasarkan pada lapisan inventaris tempatnya. Kesalahan sistem mungkin terjadi di sini. Jika Anda melakukan ini secara manual, maka Anda dapat mengasumsikan sebagian besar kesalahan operator.
Nomor bagian salah . Anda mungkin berasumsi bahwa sesuatu yang Anda hitung memiliki nomor bagian tertentu, dan akan menetapkan jumlah inventaris ke nomor bagian tersebut di sistem komputer. Tetapi bagaimana jika benar-benar memiliki nomor bagian yang berbeda? Kemudian Anda baru saja membuat kesalahan ganda dengan memaksakan hitungan yang benar pada bagian yang salah, dan tidak memberikan hitungan sama sekali ke nomor bagian yang benar.
Kesalahan penyesuaian penghitungan siklus . Penghitung siklus mungkin menemukan kesalahan dalam penghitungan persediaan dan membuat penyesuaian dalam catatan akuntansi untuk memperbaikinya. Ini adalah masalah jika sudah ada entri yang belum dikirim ke sistem, yang seharusnya sudah mengoreksi "kesalahan". Penundaan transaksi ini dapat menyebabkan masalah besar jika ada sistem penghitungan siklus aktif.
Inventaris milik pelanggan . Pelanggan mungkin memiliki beberapa inventaris mereka di lokasi Anda, jadi Anda mungkin salah menghitungnya seolah-olah itu adalah inventaris Anda sendiri.
Inventaris konsinyasi . Anda mungkin memiliki persediaan barang konsinyasi di pengecer, dan lupa menghitungnya.
Pemutusan yang tidak tepat . Inventaris mungkin tiba di dok penerima selama penghitungan fisik, jadi Anda memasukkannya ke dalam hitungan. Masalahnya adalah, faktur pemasok yang bersangkutan mungkin belum sampai ke departemen akuntansi, jadi Anda baru saja mencatat inventaris yang tidak dikenai biaya.
Transfer ketidakseimbangan . Sistem inventaris dapat diatur untuk meminta Anda mengurangi kuantitas inventaris di satu departemen, dan secara terpisah meningkatkan kuantitas inventaris di departemen lain saat Anda mentransfer inventaris di dalam perusahaan. Jika Anda melakukan satu tetapi tidak yang lain, maka Anda memiliki item persediaan yang sama yang dilaporkan di dua tempat sekaligus, atau tidak ada sama sekali.
Penghilang bekas yang salah dari backflushing . Backflushing adalah tempat Anda mengurangi saldo dalam pencatatan persediaan berdasarkan jumlah unit barang jadi yang diproduksi. Ini didasarkan pada asumsi bahwa jumlah komponen standar yang tercantum dalam bill of material sudah benar; namun, jika skrap dan pembusukan berbeda, maka jumlah unit yang salah akan dihapus dari catatan inventaris. Anda memerlukan sistem pelaporan memo yang sangat baik untuk mengurangi masalah ini.
Jika kesalahan persediaan mengakibatkan peningkatan jumlah pencatatan persediaan akhir, ini berarti harga pokok penjualan dikecilkan, sehingga laba dilebih-lebihkan. Sebaliknya jika kesalahan persediaan mengakibatkan penurunan jumlah persediaan akhir yang tercatat, hal ini berarti harga pokok penjualan dibesar-besarkan, sehingga laba dikecilkan.
