Prosedur aset tetap

Prosedur Pengakuan Aset

Salah satu area di mana prosedur bisa sangat berguna adalah untuk pengenalan awal aset tetap dalam sistem akuntansi, karena ini adalah transaksi yang relatif rumit. Prosedur untuk menyelesaikan proses pengakuan aset diuraikan di bawah ini:

  1. Tentukan satuan dasar . Tentukan unit dasar untuk aset tersebut. Penentuan ini didasarkan pada sejumlah faktor, seperti apakah masa manfaat berbagai komponen aset berbeda secara signifikan, di tingkat mana Anda lebih suka melacak aset secara fisik, dan keefektifan biaya melacak aset di berbagai tingkat detail. .
  2. Kompilasi biaya . Himpun total biaya unit dasar. Ini adalah setiap biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh unit dasar dan membawanya ke kondisi dan lokasi yang dimaksudkan untuk digunakan. Kegiatan ini dapat mencakup pembangunan unit dasar, biaya pembelian, dan kegiatan administrasi dan teknis terkait.
  3. Cocokkan dengan batas kapitalisasi . Tentukan apakah total biaya unit dasar melebihi batas kapitalisasi perusahaan. Jika tidak, maka bebankan pengeluaran ke beban pada saat terjadinya. Jika tidak, lanjutkan ke langkah berikutnya.
  4. Tetapkan ke kelas aset . Tetapkan unit dasar ke kelas aset yang paling sesuai dengan kategori buku besar umum (seperti furnitur dan perlengkapan, peralatan kantor, atau kendaraan).
  5. Buat entri jurnal . Buat entri jurnal yang mendebit akun aset untuk kelas aset yang sesuai dan mengkredit akun pengeluaran di mana biaya unit dasar semula disimpan.

Prosedur Pembuatan Catatan Aset Tetap

Jenis informasi pasti yang dicatat untuk aset tetap akan berbeda menurut bisnisnya, yang berarti bahwa prosedur berikut mungkin perlu disesuaikan. Prosedur sampel berikut ditujukan untuk pencatatan aset manufaktur.

  1. Buat catatan . Buat catatan baru untuk aset dan tetapkan nomor catatan berurutan berikutnya untuk itu. Jika direkam dalam sistem komputer, perangkat lunak akan menetapkan nomor catatan. Jika tidak, akuntan aset tetap akan melakukannya.
  2. Tulis deskripsi . Jelaskan aset dalam satu kalimat. Jika aset ini mirip dengan aset perusahaan lain, gunakan format deskripsi yang sama. Jika tidak, pertimbangkan untuk menggunakan deskripsi yang disediakan pabrikan.
  3. Masukkan nomor tag . Cantumkan nomor pada tag yang disediakan perusahaan (jika ada) yang ditempelkan pada peralatan. Jika tidak ada tag yang digunakan, masukkan "Tanpa Tag".
  4. Masukkan nomor seri . Masukkan nomor seri yang diberikan produsen pada peralatan tersebut. Jika Anda tidak dapat menemukan nomor seri, hubungi pabrikan untuk mencari tahu di mana harus ditempatkan. Jika tidak ada nomor seri, masukkan "No Serial Number".
  5. Catat lokasi aset . Perhatikan lokasi aset. Jika memungkinkan, tentukan lokasi setidaknya berdasarkan bangunan, dan sebaiknya berdasarkan ruangan. Jika terletak di area produksi, tentukan pusat kerja tempatnya berada.
  6. Tetapkan tanggung jawab . Sebutkan nama atau setidaknya jabatan dari orang yang bertanggung jawab atas aset tersebut.
  7. Catat tanggal akuisisi . Sebutkan bulan dan tahun aset tersebut siap untuk digunakan, dan apakah aset tersebut benar-benar digunakan pada tanggal tersebut.
  8. Masukkan biaya . Masukkan total biaya kapitalisasi awal aset. Ini harus sesuai dengan jumlah yang dicatat dalam buku besar atau jurnal aset tetap untuk aset tersebut. Jangan gunakan jumlah yang tercantum pada faktur pemasok, karena biaya lain mungkin telah ditambahkan. Langkah ini mengasumsikan bahwa perangkat lunak aset tetap tidak memiliki informasi yang dihubungkan langsung dari buku besar atau jurnal aset tetap.
  9. Tetapkan ke kelas aset . Tetapkan aset ke kelas aset dengan membandingkan karakteristiknya dengan kelas aset standar yang digunakan oleh perusahaan. Jika ragu, tinjau aset terkait untuk menentukan kelas yang ditugaskan padanya. Ini merupakan langkah penting, karena masa manfaat dan metode penyusutan sering kali ditetapkan secara otomatis, berdasarkan kelas aset.
  10. Masuki masa manfaat . Jika sistem tidak secara otomatis menetapkan masa manfaat berdasarkan kelas aset, sebutkan masa manfaat.
  11. Setujui catatan . Minta pengontrol meninjau dan menyetujui file. Perbaiki masalah apa pun yang dicatat oleh pengulas.
  12. Simpan rekamannya . Jika informasi dicatat dalam sistem yang sepenuhnya manual, simpanlah menurut kelas aset dan kemudian dengan nomor catatan dalam file catatan aset tetap.

Prosedur Penyusutan

Harus ada prosedur penyusutan terperinci yang menentukan secara tepat bagaimana mengkategorikan setiap aset tetap dan bagaimana mendepresiasi berdasarkan kelas aset yang ditugaskan padanya. Prosedur dasarnya adalah:

  1. Tetapkan kelas aset . Cocokkan aset tetap dengan deskripsi kelas aset standar perusahaan. Jika Anda tidak yakin dengan kelas yang tepat untuk digunakan, periksa aset yang telah ditetapkan ke berbagai kelas, atau konsultasikan dengan pengontrol.
  2. Tetapkan faktor depresiasi . Tetapkan masa manfaat dan metode penyusutan yang distandarisasi untuk aset tetap untuk kelas aset yang merupakan bagiannya. Ini secara otomatis ditetapkan dalam beberapa sistem terkomputerisasi, di mana penetapan kelas aset secara otomatis menetapkan masa manfaat dan metode penyusutan untuk suatu aset.
  3. Tentukan nilai sisa . Konsultasikan dengan staf bagian pembelian atau teknik industri untuk menentukan apakah aset tersebut diharapkan memiliki nilai sisa di akhir masa manfaatnya. Jika nilai sisa ini melebihi kebijakan perusahaan untuk nilai sisa minimum, catatlah dalam perhitungan penyusutan.
  4. Buat perhitungan depresiasi . Buat penghitungan penyusutan berdasarkan masa manfaat dan penyusutan yang diamanatkan untuk kelas aset menggunakan biaya aset dikurangi nilai sisa. Ini dilakukan secara otomatis untuk aset yang dimasukkan ke dalam paket perangkat lunak aset tetap, tetapi sebaliknya harus dibuat secara manual.
  5. Cetak laporan depresiasi . Cetak laporan depresiasi, diurutkan berdasarkan kelas aset.
  6. Buat entri jurnal . Buat entri jurnal depresiasi bulanan, menggunakan templat depresiasi standar. Entri standar adalah mencatat debit untuk biaya depresiasi (total atau menurut departemen), dan mencatat kredit ke akun depresiasi terakumulasi untuk setiap kelas aset. Informasi ini berasal dari jumlah total pada laporan depresiasi.
  7. Masukkan transaksi . Catat entri jurnal di perangkat lunak akuntansi.
  8. File bahan cadangan . Lampirkan laporan depresiasi ke formulir entri jurnal dan simpan di binder entri jurnal.

Prosedur Transfer Antar Departemen

Jika aset tetap secara rutin berpindah antar departemen, harus ada prosedur yang memastikan catatan terkait diperbarui. Langkah-langkah prosedurnya adalah:

  1. Lengkapi formulir yang mengidentifikasi aset mana yang sedang ditransfer keluar dari suatu departemen. Ini harus menyertakan nomor tag aset unik dan deskripsi umum aset. Manajer departemen ini menandatangani formulir untuk menyatakan bahwa aset akan dipindahkan ke tempat lain.
  2. Manajer departemen yang menerima aset juga menandatangani formulir tersebut, untuk menyatakan penerimaan.
  3. Teruskan formulir ke akuntan aset tetap, yang mengakses catatan aset dalam sistem akuntansi dan memberikan aset tersebut ke departemen penerima. Akuntan juga memindahkan biaya depresiasi terkait ke departemen penerima.
  4. Kirim salinan formulir ke kedua manajer departemen, untuk catatan mereka.

Artikel Terkait