Prosedur penggajian
Pemrosesan penggajian dapat menghasilkan kesalahan di beberapa tempat, yang memerlukan aliran proses terperinci yang juga menggabungkan beberapa kontrol. Prosedur ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa penggajian ditangani secara konsisten dan berulang. Alur proses sebenarnya mungkin agak berbeda dari langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini, karena mungkin ada perbedaan terkait penggunaan solusi pemrosesan penggajian manual, terkomputerisasi, atau outsourcing. Versi prosedur yang paling mungkin, termasuk tanggung jawab dan pengendalian dasar, sebagai berikut:
Perbarui file master karyawan . Petugas penggajian menerima pemberitahuan tentang perubahan informasi karyawan yang berdampak pada pemrosesan penggajian, seperti pemotongan pengecualian dan perubahan tingkat gaji. Perbarui file master karyawan di perangkat lunak penggajian dengan perubahan ini.
Tetapkan periode pembayaran . Verifikasi bahwa modul penggajian diatur untuk periode pembayaran yang benar.
Masukkan waktu kerja . Masukkan jumlah jam kerja reguler dan lembur yang dikerjakan oleh setiap karyawan dalam sistem penggajian. Jika perusahaan menghitung penggajian secara manual, maka langkah ini dan langkah selanjutnya tidak diperlukan. Jika perusahaan menggunakan jam waktu terkomputerisasi untuk mengumpulkan informasi ketepatan waktu, maka informasi tersebut dapat ditransfer langsung ke perangkat lunak penggajian.
Masukkan pembayaran manual . Masukkan jumlah gaji manual yang belum dicatat dalam sistem penggajian. Ini mungkin berupa penyesuaian gaji dari periode sebelumnya, atau pembayaran yang terkait dengan perekrutan awal atau pemutusan hubungan kerja karyawan.
Hitung pembayaran terminasi . Hitung secara manual jumlah yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan yang telah meninggalkan perusahaan, termasuk waktu liburan yang tidak terpakai dan uang pesangon. Ini biasanya hanya melibatkan karyawan yang telah meninggalkan perusahaan secara sukarela, karena penghentian paksa memerlukan pembayaran yang hampir segera yang biasanya berada di luar periode pemrosesan penggajian normal.
Ubah potongan . Masukkan perubahan apa pun pada pemotongan standar dari gaji karyawan, seperti untuk asuransi kesehatan, hiasan, dan kontribusi amal.
Hitung gaji . Minta perangkat lunak memproses semua kalkulasi pembayaran untuk periode tersebut. Jika perusahaan menghitung pembayaran secara manual, gunakan tabel pajak yang disediakan oleh pemerintah federal dan negara bagian untuk menentukan jumlah pemotongan pajak yang tepat.
Tinjau laporan . Jika perhitungan penggajian dialihdayakan atau menggunakan perangkat lunak penggajian, cetak laporan berikut dan tinjau kesalahan transaksi yang mendasarinya. Proses penggajian lagi hingga masalah ini diperbaiki.
Laporan pemotongan negatif (dapat menunjukkan kesalahan entri data atau penipuan)
Laporan pajak negatif (dapat menunjukkan kesalahan entri data atau penipuan)
Daftar penggajian awal (dokumen utama yang digunakan untuk menemukan kesalahan)
Daftar gaji yang telah disortir (fokus pada jumlah gaji yang terlalu tinggi atau rendah untuk mengetahui jam kerja atau tingkat gaji yang berpotensi tidak akurat)
Garis tren biaya penggajian menurut departemen (dapat menunjukkan gaji dibebankan ke departemen yang salah)
Lakukan pembayaran . Setelah analisis laporan menunjukkan tidak ada kesalahan lebih lanjut, proses pembayaran kepada karyawan.
Laporan manajemen masalah (opsional) . Masalah laporan penggajian kepada manajemen yang terkait dengan penggajian baru saja selesai. Contoh laporan tersebut adalah garis tren lembur oleh karyawan dan garis tren biaya kompensasi menurut departemen.
Cadangkan data . Setelah penggajian selesai, buat cadangan data yang terkait dengannya. Jika pemrosesan penggajian dialihdayakan, ini ditangani oleh pemasok. Jika perangkat lunak internal digunakan, arsipkan data. Jika sistem manual digunakan, letakkan register penggajian di penyimpanan terkunci.
Kunci periode . Kunci periode pembayaran dalam modul penggajian untuk periode yang baru saja diselesaikan, untuk mencegah perubahan yang tidak sah. Ini pada dasarnya sama dengan Langkah 2; dengan mengunci periode pembayaran, kami beralih ke periode pembayaran berikutnya.
Pajak deposito . Setor pajak gaji dan verifikasi transmisi mereka ke pemerintah. Jika perusahaan telah mengalihdayakan pemrosesan penggajiannya, langkah ini ditangani oleh pemasok.
Simpan kartu waktu . Ajukan kartu waktu di dekat departemen penggajian. Sangat mungkin bahwa karyawan akan mempertanyakan gaji mereka, dalam hal ini kartu waktu terbaru harus dapat diakses dengan mudah untuk ditinjau. Setelah satu atau dua bulan, kartu waktu dapat dialihkan ke penyimpanan jangka panjang.
Selidiki kesalahan . Jika ada masalah pemrosesan penggajian, yakinlah bahwa karyawan akan menemukannya! Selidiki semua kesalahan transaksi yang ditemukan, dan lakukan perubahan untuk mengurangi kemunculannya yang berkelanjutan. Ini mungkin melibatkan perubahan prosedur atau penerapan kontrol baru.
