Definisi akun pengeluaran
Konsep akun pengeluaran memiliki dua arti yang berbeda. Yang pertama menyangkut biaya perjalanan dan hiburan, dan yang lainnya adalah konsep yang lebih umum yang mengidentifikasi jenis akun. Kedua definisi tersebut disebutkan di bawah ini.
Akun Beban T&E
Akun pengeluaran mengacu pada dana yang dibayarkan kepada seorang karyawan, yang kemudian digunakan untuk pengeluaran perjalanan dan hiburan. Dana akun pengeluaran dapat dibayarkan sebelum waktu ketika dana tersebut benar-benar digunakan untuk bisnis perusahaan, dalam hal ini dana tersebut disebut sebagai uang muka. Sebagai alternatif, dana dapat dibayarkan sebagai tanggapan atas penyerahan laporan pengeluaran oleh seorang karyawan, dalam hal ini dana tersebut disebut sebagai reimbursement. Uang muka pada awalnya dicatat sebagai aset lancar, sementara penggantian segera dicatat sebagai beban pada saat terjadinya. Ketika seorang karyawan menyerahkan bukti tentang bagaimana uang muka digunakan, aset lancar tersebut kemudian diakui sebagai beban.
Jumlah pembayaran tunai yang terkait dengan akun pengeluaran cenderung menjadi yang terbesar jika dikaitkan dengan karyawan yang beroperasi secara independen dari operasi internal bisnis, di mana contoh terbaiknya adalah seorang wiraniaga. Orang-orang ini membutuhkan dana yang cukup untuk melakukan perjalanan lebih dari yang biasa bagi karyawan lainnya.
Konsep akun pengeluaran dapat disalahgunakan, baik dengan membelanjakan lebih banyak dana daripada yang dibutuhkan oleh orang yang bijaksana, atau dengan menerima uang muka dan tidak menggunakan uang tunai atas nama bisnis. Akibatnya, banyak bisnis yang menerapkan kontrol ketat atas penggunaan akun pengeluaran, termasuk penggunaan laporan pengeluaran, kebijakan perjalanan, audit pembayaran yang dilakukan, dan tinjauan berkelanjutan atas saldo terutang di akun aset uang muka.
Jenis Akun Beban
Sebagian besar dari semua akun yang digunakan dalam buku besar adalah akun pengeluaran. Ini adalah jenis akun sementara yang menyimpan semua biaya yang dikeluarkan oleh suatu entitas selama suatu periode akuntansi. Jadi, mungkin ada akun pengeluaran untuk biaya bank, harga pokok penjualan, utilitas, dan sebagainya. Akun-akun ini dianggap sementara, karena dikosongkan pada akhir tahun fiskal, untuk memberi ruang bagi pencatatan serangkaian pengeluaran baru pada tahun fiskal berikutnya.
