Beli buku besar
Buku besar pembelian adalah subledger di mana pembelian dicatat. Buku besar pembelian adalah bagian dari database departemen akuntansi; itu tidak dikelola oleh departemen pembelian. Buku besar berguna untuk memisahkan menjadi satu lokasi catatan jumlah yang dihabiskan perusahaan dengan pemasoknya. Buku besar pembelian menunjukkan pembelian mana yang telah dibayar dan pembelian mana yang tersisa. Transaksi tipikal yang dimasukkan ke dalam buku besar pembelian akan mencatat hutang dagang, diikuti di kemudian hari dengan transaksi pembayaran yang menghilangkan hutang tersebut. Dengan demikian, ada kemungkinan akan ada saldo hutang akun terutang di buku besar setiap saat.
Jika volume pembelian relatif rendah, maka tidak diperlukan buku besar pembelian. Sebaliknya, informasi ini dicatat langsung di dalam buku besar.
Jika Anda menyimpan catatan manual buku besar pembelian, catatan itu dapat berisi lebih banyak informasi secara substansial daripada yang baru saja ditunjukkan. Bidang data dalam buku besar pembelian yang disiapkan secara manual mungkin mencakup informasi berikut untuk setiap transaksi:
Tanggal Pembelian
Kode pemasok (atau nama)
Nomor faktur pemasok
Nomor pesanan pembelian (jika digunakan)
Mengidentifikasi kode untuk barang yang dibeli (bisa kode master barang atau nomor referensi pemasok)
Jumlah yang dibayarkan
Pajak penjualan dibayar
Bendera pembayaran (menyatakan apakah dibayar atau tidak)
Dokumen utama yang dicatat dalam buku besar pembelian adalah faktur pemasok. Selain itu, jika pemasok memberikan kredit kembali kepada bisnis untuk barang-barang seperti barang yang dikembalikan atau barang yang rusak dalam perjalanan, maka Anda juga mencatat memo kredit yang dikeluarkan oleh pemasok dalam buku besar pembelian. Nota kredit juga dapat dikeluarkan untuk diskon volume, meskipun kredit ini mungkin berlaku untuk sejumlah pembelian secara agregat, sehingga tidak dapat ditelusuri kembali ke transaksi pembelian individu.
Informasi dalam buku besar pembelian dikumpulkan secara berkala dan diposting ke akun di buku besar, yang dikenal sebagai akun kontrol. Akun kontrol buku besar pembelian digunakan untuk menjaga agar buku besar tidak berantakan dengan sejumlah besar informasi yang biasanya disimpan di buku besar pembelian. Segera setelah posting, saldo di akun kontrol harus sesuai dengan saldo di buku besar pembelian. Karena tidak ada transaksi terperinci yang disimpan di akun kontrol, siapa pun yang ingin meneliti transaksi pembelian harus menelusuri dari akun kontrol ke buku besar pembelian untuk menemukannya.
Sebelum menutup buku dan membuat laporan keuangan pada akhir periode akuntansi, Anda harus melengkapi semua entri dalam buku besar pembelian, menutup buku besar untuk periode itu, dan memposting total dari buku besar pembelian ke buku besar.
Istilah Serupa
Buku besar pembelian juga dikenal sebagai sub-rekening pembelian atau sub-akun pembelian.
