Keuangan
Prosedur penagihan
Prosedur penagihan berikut membahas tiga tugas dalam proses penagihan, yang melibatkan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk membuat faktur, membuat faktur, dan menerbitkannya kepada pelanggan.
Tinjau Informasi Penagihan (Petugas Penagihan)
- Akses log pengiriman harian di sistem komputer.
- Pindai detail setiap pengiriman untuk memastikan siap untuk penagihan. Jika demikian, tandai record sebagai transaksi yang dapat ditagih.
- Akses modul penagihan dan panggil layar pratinjau untuk setiap faktur prospektif yang akan dicetak.
- Verifikasikan bahwa semua harga telah disetujui oleh staf entri pesanan. Jika tidak, cocokkan harga yang terdaftar dengan daftar harga resmi perusahaan, dan dapatkan persetujuan untuk setiap varian dari daftar ini.
- Tambahkan biaya pengiriman, kecuali pesanan ditandai sebagai prabayar atau akan diambil oleh pelanggan.
- Verifikasikan bahwa kode untuk pajak penjualan pelanggan sudah benar, dan sesuaikan jika perlu.
Cetak Invoice Batch (Billing Clerk)
- Pilih opsi dalam perangkat lunak penagihan untuk mencetak semua faktur yang ditandai.
- Posisikan formulir faktur penagihan resmi perusahaan di printer.
- Jalankan uji cetak untuk memastikan bahwa formulir penagihan ditempatkan dengan benar di printer.
- Cetak seluruh kelompok faktur dan verifikasi bahwa semuanya dicetak dengan benar.
Mempersiapkan dan Mengirim Faktur (Petugas Penagihan)
- Jika faktur dalam beberapa salinan, perbanyak salinan dan simpan salinan yang ditunjuk.
- Masukkan versi faktur yang ditujukan untuk pelanggan ke dalam amplop.
- Stempel "Permintaan koreksi alamat" pada amplop penagihan.
- Kirim amplop penagihan ke ruang surat untuk dikirim.
Salinan Faktur File (Petugas Penagihan)
- Ajukan salinan faktur yang disimpan sesuai kebutuhan, baik dengan nomor faktur atau nama pelanggan.
