Kontrol inventaris
Investasi perusahaan dalam persediaan biasanya besar, dan mungkin terdiri dari banyak barang dagangan yang dapat dengan mudah dicuri dan dijual kembali. Jika inventaris sebagian besar berisi bahan mentah, melacaknya penting untuk memastikan bahwa proses produksi yang menggunakannya tidak akan kekurangan bahan. Ini berarti bahwa Anda perlu menerapkan serangkaian kontrol, baik untuk mencegah pencurian atau untuk memastikan bahwa operasi manufaktur tidak kekurangan input. Di bawah ini kami akan menjelaskan sejumlah kontrol utama yang perlu dipertimbangkan untuk investasi inventaris Anda. Kontrol internal utama untuk inventaris Anda adalah:
Pagar dan kunci gudang . Kontrol inventaris yang paling penting hanyalah mengunci gudang. Ini berarti Anda membangun pagar di sekitar inventaris, mengunci gerbang, dan hanya mengizinkan personel yang berwenang masuk ke gudang.
Atur inventaris . Ini mungkin tidak tampak seperti kontrol untuk hanya mengatur inventaris di gudang, tetapi jika Anda tidak dapat menemukannya, Anda tidak dapat mengontrolnya. Dengan demikian, dasar fundamental untuk pengendalian internal inventaris adalah memberi nomor pada semua lokasi, mengidentifikasi setiap item inventaris, dan melacak item-item ini berdasarkan lokasi.
Hitung semua inventaris yang masuk . Jangan hanya mengambil kata dari pemasok bahwa kuantitas yang tertera pada pengiriman adalah benar. Hitung persediaan sebelum mencatatnya saat diterima. Ini mencegah kesalahan dimasukkan ke dalam catatan inventaris.
Periksa inventaris yang masuk . Verifikasi bahwa semua inventaris masuk adalah jenis yang benar dan tidak rusak. Semua barang yang gagal dalam pemeriksaan harus dikembalikan sekaligus, dan staf bagian hutang memberitahu bahwa barang yang dikembalikan tidak boleh dibayar.
Beri tag semua inventaris . Setiap sisa persediaan di gudang harus diidentifikasi dengan tag yang menyatakan nomor bagian, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas. Jika tidak, item persediaan pasti akan salah diidentifikasi.
Pisahkan inventaris milik pelanggan . Jika ada inventaris di tempat yang dimiliki pelanggan, staf gudang kemungkinan akan menghitungnya seolah-olah itu milik perusahaan, jadi siapkan prosedur untuk memberi label barang-barang ini sebagai milik pelanggan ketika mereka tiba, dan pisahkan mereka di bagian terpisah dari gudang.
Standarisasi pencatatan untuk pengambilan inventaris . Saat item diambil dari rak di gudang, untuk digunakan di area produksi atau untuk dijual ke pelanggan, miliki prosedur standar untuk mencatat pengambilan segera setelah mereka meninggalkan gudang (yang lebih mudah jika ada pagar gudang , dan inventaris hanya dapat melewati satu gerbang yang dikendalikan).
Tanda tangani untuk semua inventaris yang dihapus dari gudang . Jika barang inventaris sedang dikeluarkan dari gudang karena alasan di luar proses pengambilan normal, mintalah orang tersebut menghapus tanda inventaris untuk dipindahkan, sehingga ada catatan siapa yang bertanggung jawab.
Audit bill of material . Bill of material adalah catatan bagian-bagian yang digunakan untuk membangun suatu produk. Tagihan bahan digunakan untuk mengambil barang dari stok, jadi jika tagihannya salah, pemetik akan menarik jumlah yang salah dari gudang. Hal ini memerlukan audit berkala untuk setiap tagihan, serta akses hanya kata sandi ke catatan tagihan material dalam sistem komputer.
Lacak daftar permintaan dan pengembalian ekstra . Jika staf produksi meminta penambahan suku cadang, atau mengembalikan jumlah berlebih ke gudang, maka ada kesalahan dalam catatan pengambilan (mungkin dalam bill of material, seperti yang baru saja disebutkan).
Lakukan tinjauan inventaris usang secara berkala . Gudang pada akhirnya dapat menjadi tersumbat oleh persediaan usang yang tidak dapat digunakan, yang membutuhkan biaya penyimpanan yang tinggi dan juga mengganggu komponen yang dibutuhkan dalam produksi. Bentuk papan peninjau bahan yang secara berkala memeriksa catatan inventaris untuk menentukan item mana yang harus dijual atau dihilangkan.
Lakukan penghitungan siklus . Minta staf gudang melakukan penghitungan kecil dan sering dari sebagian kecil inventaris, dan selidiki serta perbaiki kesalahan yang mereka temukan. Ini secara bertahap meningkatkan akurasi catatan inventaris.
Selidiki catatan inventaris saldo negatif . Jika pencatatan akuntansi menunjukkan adanya persediaan negatif, maka jelas terdapat cacat transaksi yang menyebabkan saldo negatif. Ini adalah target utama untuk investigasi mendetail.
Catat transaksi memo . Jangan hanya membuang barang bekas ke dalam tempat sampah saat itu terjadi. Jika Anda melakukannya, sistem akuntansi masih menganggap item yang dihapus sudah tersedia, sehingga akan melebih-lebihkan jumlah inventaris. Sebagai gantinya, buat prosedur untuk melacak memo secara teratur.
Sejumlah masalah mungkin masih timbul dengan keakuratan catatan inventaris meskipun ada kontrol ini, jadi bersiaplah untuk menambahkan lebih banyak kontrol jika masalah terus berlanjut.
