Kontrol piutang dagang

Kontrol atas piutang dagang benar-benar dimulai dengan pembuatan awal faktur pelanggan, karena Anda harus meminimalkan beberapa masalah selama pembuatan piutang sebelum Anda dapat memiliki seperangkat kontrol yang komprehensif atas aset utama ini. Kontrol kemudian menjangkau pemeliharaan piutang yang tepat, dan penghapusannya melalui pembayaran dari pelanggan atau pembuatan memo kredit. Kontrol utama yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Memerlukan persetujuan kredit sebelum pengiriman . Anda akan memiliki masalah dalam mengumpulkan piutang jika pesanan dikirimkan ke pelanggan dengan peringkat kredit yang buruk. Oleh karena itu, memerlukan persetujuan yang ditandatangani dari departemen kredit pada semua pesanan penjualan dengan jumlah dolar tertentu.
• Verifikasi persyaratan kontrak . Jika ada persyaratan pembayaran yang tidak biasa, verifikasi sebelum membuat faktur. Jika tidak, piutang akan berisi faktur yang ditolak pelanggan untuk dibayar.
• Koreksi faktur . Jika faktur untuk jumlah dolar yang besar mengandung kesalahan, pelanggan mungkin menunda pembayaran sampai Anda mengirim faktur yang direvisi. Pertimbangkan untuk meminta pemeriksaan faktur yang lebih besar untuk mengurangi masalah ini.
• Otorisasi memo kredit . Orang yang memiliki akses ke pembayaran pelanggan yang masuk dapat mencegat uang tunai yang masuk dan kemudian membuat memo kredit untuk menutupi jejak mereka. Salah satu langkah pencegahan masalah ini adalah dengan meminta persetujuan formal dari manajer untuk memo kredit, yang kemudian diverifikasi di kemudian hari oleh staf audit internal. Jangan mengambil kendali ini secara berlebihan dan memerlukan persetujuan untuk memo kredit yang sangat kecil - biarkan staf akuntansi membuat yang kecil tanpa persetujuan, hanya untuk membersihkan sisa saldo akun yang kecil.
• Batasi akses ke perangkat lunak penagihan . Seperti yang baru saja disebutkan, seseorang dapat mencegat pembayaran yang masuk dari pelanggan dan menyembunyikan pencurian tersebut dengan memo kredit. Anda harus melindungi akses ke perangkat lunak penagihan dengan kata sandi untuk mencegah pembuatan memo kredit yang tidak sah.
• Pisahkan tugas . Seperti yang baru saja disebutkan, tidak ada yang bisa menangani pembayaran pelanggan yang masuk dan membuat memo kredit, atau mereka akan bisa mengambil uang itu dan menutupi jejak mereka dengan memo kredit. Oleh karena itu, berikan tugas ini kepada orang yang berbeda.
• Tinjau entri jurnal piutang . Transaksi piutang hampir selalu melalui jurnal penjualan di perangkat lunak akuntansi yang menghasilkan entri akuntansi sendiri. Oleh karena itu, hampir tidak ada entri jurnal manual di akun piutang. Anda harus menyelidiki entri ini dengan cermat.
• Mengaudit paket faktur . Setelah faktur diselesaikan, harus ada paket di file yang berisi pesanan penjualan, otorisasi kredit, bill of lading, dan salinan faktur. Staf audit internal harus meninjau pilihan dari paket-paket ini untuk memverifikasi bahwa petugas penagihan meninjau dengan benar semua dokumen pendukung dan membuat faktur dengan benar.
• Cocokkan tagihan dengan log pengiriman . Ada kemungkinan barang akan dikirim tanpa faktur yang sesuai, atau sebaliknya. Untuk mendeteksi situasi ini, minta staf audit internal membandingkan tagihan dengan catatan pengiriman, dan selidiki perbedaannya.
• Mengaudit penerapan penerimaan kas . Staf akuntansi mungkin salah menerapkan penerimaan kas ke faktur terbuka, bahkan mungkin tidak menerapkannya ke rekening pelanggan yang benar. Minta staf audit internal secara berkala melacak pilihan penerimaan kas ke faktur pelanggan untuk memverifikasi aplikasi kas yang tepat.

Item-item ini merupakan kontrol dasar piutang. Perusahaan dengan sistem piutang khusus mungkin perlu menerapkan kontrol tambahan, atau mungkin tidak memerlukan beberapa item yang tercantum di sini.