Cara mengatur sistem hutang akun
Sistem hutang dagang membayar tagihan bisnis secara terorganisir. Sasaran dari sistem ini adalah untuk melakukan pembayaran pada waktu yang tepat dan untuk membayar jumlah yang benar kepada pemasok yang tepat. Langkah-langkah berikut dapat digunakan untuk menyiapkan sistem seperti itu:
Pilih perangkat lunak . Beli paket perangkat lunak akuntansi off-the-shelf yang berisi modul hutang dagang. Cari fitur standar seperti kemampuan untuk mengatur informasi pembayaran standar untuk setiap pemasok, menemukan faktur duplikat, memanfaatkan diskon pembayaran awal, dan melakukan pembayaran elektronik.
Siapkan pemasok . Masukkan ke dalam file induk vendor dalam perangkat lunak nama, alamat, syarat pembayaran, dan akun pengeluaran buku besar standar yang berlaku untuk setiap pemasok.
Masukkan faktur . Masukkan setiap faktur ke dalam sistem hutang dagang. Melakukannya termasuk memasukkan tanggal faktur (bukan tanggal penerimaan) dan jumlah yang harus dibayar.
Setujui faktur . Buat sistem untuk meminta manajer secara individual menyetujui setiap faktur pemasok saat diterima, atau gunakan persetujuan negatif, di mana manajer hanya perlu memberi tahu staf bagian hutang jika mereka tidak menyetujui pembayaran. Sistem manajemen alur kerja dapat diintegrasikan ke dalam sistem untuk melacak status persetujuan.
Jadwalkan pembayaran . Lakukan uji coba untuk mencetak dari perangkat lunak daftar semua faktur yang jatuh tempo pembayaran, dan verifikasi bahwa laporan tersebut termasuk semua faktur yang harus dibayar dalam rentang tanggal yang dipilih.
Uji uji coba . Centang di perangkat lunak semua pembayaran yang disetujui, dan cetak sekumpulan cek untuk membayar faktur ini. Pastikan sistem hanya membayar cek yang dipilih.
Tanda tangani cek . Tunjuk seseorang untuk menjadi penanda tangan cek utama, serta orang lain untuk menjadi penanda tangan cek cadangan. Beri tahu orang-orang ini tentang tugas mereka dalam memeriksa dokumentasi cadangan yang dilampirkan pada setiap cek.
Langkah-langkah sebelumnya mencakup tindakan dasar yang terlibat dalam cara memproses hutang melalui sistem hutang dagang. Item tambahan berikut dapat digabungkan ke dalamnya:
Pencocokan tiga cara . Mungkin perlu untuk meminta juru tulis hutang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian terkait perusahaan dan dokumen penerimaan apa pun. Pencocokan ini mungkin diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis hanya membayar untuk barang yang diotorisasi dan diterima dengan benar.
Laporan pengeluaran . Siapkan sistem yang mengharuskan karyawan untuk mengirimkan formulir laporan pengeluaran, yang dilampirkan tanda terima untuk setiap barang yang mereka beli. Sistem ini dapat mencakup serangkaian kebijakan perjalanan yang mengatur pengeluaran mana yang akan diganti.
Kartu pengadaan . Siapkan sistem di mana kartu pengadaan diberikan kepada karyawan terpilih, yang diberi wewenang untuk melakukan pembelian dengan kartu tersebut atas nama perusahaan. Sertakan prosedur untuk meninjau laporan kartu untuk kesalahan, dan mengirimkan laporan yang telah ditinjau sepenuhnya kepada staf hutang untuk pemrosesan pembayaran.
Mungkin juga perlu untuk menambahkan pilihan kontrol ke sistem hutang, untuk mengurangi risiko pembayaran yang berlebihan.
